Dieser Artikel bezieht sich auf das Einwilligungsmanagement der CRM Module & Initiativbewerbungen.
Die Einwilligungstexte werden während des Onboarding von Ihnen selbständig im System hinterlegt und können an gleicher Stelle vom Administrator später bearbeitet werden.
- Einwilligungstext der für Formular & den Einwilligungs-Link hinterlegt wird
- Einwilligungs-Email
Außerdem legen Sie ein Ablaufzeitraum für eingeholte Einwilligungserklärung fest.
UND so geht's:
Loggen Sie sich als Adminstrator auf Ihrer Plattform ein.
Unter Einstellung - Konto Einstellungen - Einwilligungsmanagement kann die Konfigurationsmaske aufgerufen werden.
1. Einwilligungstext
Es gibt zwei Texte die angepasst werden können. Der erste ist der Einwilligungstext, der zweite ist der Email Text.
If you click on the language, you can select every language available in your system and see the according preview down below.
When you click on "Edit text", you will also see all available languages and can edit the text for each of them. You will be able to change the introduction text, which will explain what the consent is for and why it is necessary for the talent to accept and you can change consent question itself. After you have changed the text, don't forget to click the "save"-button.
Wenn man auf Sprache klickt, kann man alle in seinem System verfügbaren Sprachen auswählen und unten die entsprechende Vorschau sehen.
Wenn man auf „Text bearbeiten“ klickt, werden ebenfalls alle verfügbaren Sprachen angezeigt und man kann den Text für jede Sprache bearbeiten. Nun kann man den Einführungstext ändern, der erklärt, wofür die Einwilligung dient und warum die Mitarbeitenden sie akzeptieren müssen. Außerdem kann man die Einwilligungsfrage selbst ändern. Nach der Textänderung immer auf „Speichern“ klicken.
2. E-mail
Wenn man die Einwilligungs-E-Mail ändern möchten, klicken man erneut auf „1 – Einwilligungs- und E-Mail-Texte“ und scrollt nach unten. Die Ansicht ist dieselbe wie beim Einwilligungstext. Also muss man auf „Sprache“ klicken, um die gewünschte Sprache für die Vorschau auszuwählen. Man muss auf „Text bearbeiten“ klicken, um die gewünschte Sprache auszuwählen.
Hier kann man den Betreff und den Inhalt der E-Mail bearbeiten. Wenn man dem E-Mail-Text Variablen hinzufügen möchten, klickt man einfach rechts auf „Variablen hinzufügen“ und wählet dann die Variable aus. Da Vor- und Nachname in unserer Datenbank gespeichert sind, werden diese in diese Variablen übernommen, wodurch die E-Mail persönlicher wird.
Wichtig ist auch, einen Zustimmungslink einzufügen. Dieser führt die Talente zu einer Landingpage, auf der sie ihre Zustimmungen erteilen.
Nachdem man fertig ist immer auf Speichern! Ansonsten sind die Änderungen verloren.
So kann die Email aussehen:
Nach dem Klick auf „Einstellungen bestätigen“ wird die Person zu einem weiteren Fenster weitergeleitet und hat dann die Wahl zwischen der Einwilligung und der Ablehnung. Dieser Text stammt aus 1.
3. Gültigkeitszeitraum der Zustimmung
Nachdem der Text und E-Mail erstellt wurde, muss man auch eine Gültigkeitsdauer für die Einwilligung festlegen. Dies kann man unter „3 – Gültigkeitszeitraum der Zustimmung“ tun. Nachdem die Gültigkeitsdauer der Einwilligung ausgewählt wurde, muss man die Funktion aktivieren, damit es gespeichert wird.
4. Talent Formulare
So sieht es in dem Talentformular aus:
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When man ein Talentformular erstellt, ist eine Einwilligungserklärung immer drangehängt. Man kann Felder hinzufügen bzw. löschen, aber die Einwilligung für die DSGVO ist stets Pflicht und kann nicht gelöscht werden. |
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Wenn man das Formular an das Talent sendet, wird folgendes Fenster erscheinen. All the fields selected in the forms will be placed on the top and the consent text from 1. will be placed further below. Alle ausgewählten Felder im Formular werden oben platziert und der Einwillungstext von 1. wird weiter unten erscheinen. Ohne auf die Box zu drücken und einwilligen, kann das Talent nicht auf "senden" klicken. |
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