Les candidats peuvent être invités manuellement ou en important un fichier.
Pour importer les candidats manuellement, il suffit de choisir le type d'invitation (Classique ou Avancé) et de saisir manuellement les données requises en fonction du type d'invitation choisi. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l'article consacré aux invitations : Comment inviter des candidats ?
L'invitation manuelle n'est recommandée que dans le cas d'invitations d'un seul candidat ou d'une liste très restreinte de candidats.
Lorsque vous avez de nombreux candidats à inviter, vous pouvez choisir d'importer un fichier.
Lorsque vous êtes dans la page d'invitation vous n'avez qu'à cliquer sur Import et ensuite sur Afficher l'aide pour télécharger le modèle Excel et avoir ainsi un exemple de la manière dont le fichier doit être rempli pour être reconnu par notre système.
Attention : vous pouvez aussi ne saisir que l'adresse email des candidats dans la colonne de référence mais il ne faut pas supprimer les autres colonnes, il suffit de les laisser vides sinon le fichier risque de ne pas être lu correctement.
Différence entre Import Excel et Import CSV
Comme vous l'avez peut-être remarqué, vous avez 2 types d'import sur Visiotalent, le premier au format Excel et le second au format CSV.
La différence est que les fichiers CSV sont sauvegardés en texte seul avec des champs séparés par des virgules sur une seule colonne, alors que les fichiers XLS peuvent contenir du texte formaté et des champs séparés par des cellules.
En ce qui concerne l'import sur notre plateforme, il ne change pas beaucoup d'un point de vue opérationnel, en fait vous pouvez importer les deux types de fichiers en utilisant le modèle Excel dont nous avons parlé plus haut.
Simplement, si vous préférez utiliser le CSV, vous devrez enregistrer le fichier Excel créé au format CSV directement depuis Excel qui reformatera automatiquement le fichier au format CSV.
Cependant, s'il n'y a pas d'exigences spécifiques pour utiliser le format CSV, il est conseillé d'utiliser le format Excel.
Attention : Si vous avez des listes d'invitations qui dépassent 100 candidats, il est conseillé de diviser les fichiers de manière à ce qu'ils ne contiennent pas plus de 100 candidats par fichier, afin d'éviter des blocages ou des ralentissements de la plate-forme à l'étape de l'invitation.