Nous avons lancé une nouvelle fonctionnalité RGPD pour CleverConnect. Celle-ci rendra toutes les activités que vous pouvez effectuer dans le CRM, telles que le sourcing actif, la réception des candidatures et la collecte de données personnelles, conformes au RGPD.
L'article suivant fournit des informations plus détaillées sur la nouvelle mise à jour du RGPD :
Processus de demande de consentement RGPD
Étapes du cycle de vie
- Demandé
- Accepté
- Refusé
- Expiré
- Retiré
Cycle de vie RGPD : Dans CleverConnect
Demandé
Une demande de consentement a été envoyée à un talent. Il peut s'agir de sa première demande de consentement ou d'un renouvellement si un consentement est déjà actif. En l'absence de consentement actif, le talent sera bloqué jusqu'à son acceptation. Un recruteur ne peut pas demander de consentement par e-mail si celui-ci a déjà été demandé, ce qui permet d'éviter les spams.
Dès que le talent a accepté/refusé la demande, le statut changera en conséquence.
Le statut du talent passe également automatiquement à « demandé » après avoir généré et copié un lien de consentement.
Accepté
A Talent has accepted the consent request that was sent to him. The Talent will be unblocked, and his data is free to use inside the CRM.
Declined
La loi nous oblige également à donner au Talent la possibilité de refuser une demande de consentement. Si un Talent refuse la demande de consentement, il reste bloqué.
Refusé signifie que le talent accède à la demande de consentement et clique activement sur refuser.
Refusé
Le consentement est toujours assorti d'une période spécifique. Celle-ci est personnalisable et vous pouvez la lire plus bas. Si le consentement est expiré, le Talent sera à nouveau bloqué et ses données ne seront plus accessibles.
Retiré
Conformément à la loi, un Talent peut retirer son consentement à tout moment. Si cela se produit, le Talent sera bloqué et ses données ne seront plus accessibles.
Retiré signifie que le talent a précédemment accepté le consentement, mais est ensuite retourné sur la même page et a refusé.
Personnalisation:
Texte de consentement
Le consentement joue un rôle important dans le système. Pour chaque contact, vous pouvez consulter l'historique des consentements acceptés et à quel moment. CleverConnect fournit également des bonnes pratiques et des modèles de textes de consentement, conçus pour répondre aux exigences du RGPD.
Cependant, si nécessaire, le texte de consentement RGPD peut également être personnalisé.
Pour le personnaliser :
- Accédez aux « Paramètres »
- Recherchez l'option « Gestion du consentement »
- Cliquez sur « Modifier le consentement »
- Mettez à jour, modifiez ou supprimez le texte auquel les talents doivent consentir.
- Vous pouvez modifier le texte pour toutes les langues actives pour votre client.
- Vous pouvez définir une date d'expiration pour un consentement : 6, 12 et 24 mois.
E-mail de consentement
CleverConnect offre la possibilité d'envoyer la demande de consentement directement aux talents par e-mail. Comme il s'agit d'un sujet crucial et personnel, nous offrons la possibilité de personnaliser cet e-mail. Pour ce faire, accédez aux « Paramètres » et à la section « Gestion du consentement ». Vous pouvez y mettre à jour, modifier ou supprimer le texte de l'e-mail.
Étiquettes de fusion les tags
Afin de personnaliser l'e-mail, nous proposons différentes étiquettes de fusion. Ces étiquettes seront remplacées par le contenu réel lors de l'envoi.
{ Prénom }} - Le prénom du talent sera ajouté à cet endroit avant l'envoi.
{ Nom }} - Le nom du talent sera ajouté à cet endroit avant l'envoi.
{ Lien de consentement | Votre lien texte ici}} - Le lien vers la page de consentement sera ajouté à cet endroit avant l'envoi.
Page de la politique de confidentialité relative au consentement des talents
Les clients peuvent définir leur propre texte de politique de confidentialité ou en créer un à partir du modèle fourni par CleverConnect.
La politique de confidentialité de CRM peut être publiée sur une page publique dédiée avec une URL unique.
Les talents peuvent accéder rapidement à la page de la politique de confidentialité en bas des e-mails.
En tant que recruteur, ce lien public est à utiliser lors de vos échanges personnels ou individuels avec les talents en cas de questions.
Blocking
Tous les contacts entrant dans le système sont initialement bloqués par défaut en l'absence de consentement valide. Cette mesure vise à respecter le principe juridique interdisant le traitement des données personnelles, sauf en cas de fondement juridique.
Les points suivants s'appliquent aux contacts bloqués :
- Pour les contacts bloqués, seules quelques données minimales sont visibles dans le système (nom et adresse e-mail).
- Les contacts bloqués sont ignorés par les fonctionnalités impliquant le traitement ultérieur des données de profil du contact. En particulier, ils ne reçoivent pas de communications de campagne.
- Les contacts sont débloqués dès qu'ils ont donné leur consentement valide.
- Seuls les administrateurs peuvent débloquer manuellement les contacts. Veuillez vous assurer que le consentement RGPD est stocké et documenté en dehors de système.
Obtention du consentement
Flux 1 : Le recruteur ajoute un contact manuellement
Les recruteurs peuvent saisir manuellement des contacts dans le système CleverConnect. Plusieurs options s'offrent à eux concernant le consentement :
- Le recruteur garantit que le consentement a déjà été donné conformément au texte de consentement en vigueur. Dans ce cas, le contact est pleinement disponible et non bloqué.
- Envoi d'un e-mail de consentement contenant un lien de consentement personnalisé. Dans ce cas, le contact est initialement bloqué après sa création. Cette option est disponible uniquement si une adresse e-mail valide est fournie lors de la création.
- Affichage du lien de consentement personnalisé après la création afin qu'il puisse être envoyé au contact par tout moyen de communication. Dans ce cas, le contact est initialement bloqué après sa création.
Un recruteur peut utiliser notre extension de navigateur « CleverConnect Sourcer » pour transférer des profils vers CRM en un seul clic lors de son sourcing sur des réseaux tels que LinkedIn, XING ou StackOverflow. Généralement, cela se produit après qu'un candidat ait manifesté son intérêt pour un contact ultérieur lors de la conversation.
Lors du transfert d'un contact depuis l'extension de navigateur, le recruteur dispose des mêmes options de consentement que lors de la création manuelle d'un contact dans le CRM.
Système 3 : Demande de consentement depuis l'onglet « Consentement des talents »
L'onglet « Consentement » représente l'état réel du consentement. Dans cet onglet, les recruteurs peuvent également demander le consentement par e-mail ou via un lien de consentement personnalisé, ou débloquer un talent disposant des autorisations d'administrateur (Super Recruteur).
Processus 4 : Envoyer une demande de consentement directement depuis la liste des talents
Demander un consentement depuis la liste des talents est encore plus rapide grâce au menu Actions liées aux talents.
Flux 5 : Envoyer une demande de consentement groupée à plusieurs talents simultanément
Les recruteurs peuvent utiliser le menu d'actions groupées pour obtenir le consentement de plusieurs talents simultanément. Cette fonctionnalité est particulièrement utile après l'importation de plusieurs talents. Il suffit de sélectionner plusieurs talents dans la liste et de sélectionner « Envoyer un e-mail de consentement » dans le menu.
Preuve de consentement
En cas de contrôle, disposer d'une preuve de consentement vous permettra de vous conformer au RGPD. La loi vous oblige à conserver cette preuve de consentement pour les talents de l'UE.
Conserver une preuve de consentement signifie que vous devez être en mesure de fournir la preuve :
- Qui a consenti ?
- Quand a-t-il consenti ?
- Ce qui lui a été dit au moment du consentement ?
- Comment a-t-il consenti ?
- S'il a retiré son consentement ?
Nous conservons toutes ces données afin d'éviter tout malentendu.
- Nom du talent
- Date d'acceptation
- Texte exact accepté
- Question exacte acceptée
- Date d'expiration
- Statut
Suivre le statut du consentement dans la liste des talents
Lorsqu'un recruteur travaille avec la liste des talents pour créer une présélection ou gérer un vivier de talents, il est important d'avoir une vue d'ensemble du statut de consentement.
Deux colonnes sont dédiées à cet effet.
- Statut du consentement : avec les valeurs suivantes : Aucun consentement : le consentement n'a jamais été demandé ; Demandé : le consentement a déjà été demandé par l'une des méthodes possibles ; Accepté : le consentement a été accepté ; Refusé : le talent a intentionnellement refusé le consentement ; Retiré : le talent révoque son consentement après un certain temps ; Expiré : le consentement du talent a expiré ;
- Date d'expiration du consentement : affiche la date d'expiration du consentement. Ce champ est vide si la date d'expiration n'a pas été définie ou si le consentement est manquant.
Retirer et refuser le consentement
Conformément à la loi, le talent a le droit de retirer son consentement à tout moment. Avant de donner son consentement, le talent doit être informé des modalités de retrait, et ce retrait est aussi simple que son consentement.
Si le consentement est retiré, l'entreprise/organisation ne peut plus traiter les données, le statut du consentement est défini sur « Retiré » et le talent est bloqué. Lors de sa première visite sur la page d'accueil, le talent peut toujours refuser son consentement. Cela permet de mieux comprendre l'intention exacte du talent. Dans ce cas, le statut du consentement sera défini sur « Refusé ».
CleverConnect respecte les bonnes pratiques en toute conformité :
- Langage clair et simple, séparation explicite des questions de consentement
- Cet accès est gratuit
- Ne nécessite aucune autre information qu'une adresse e-mail
- Ne nécessite pas de connexion du talent
- Ne demande pas aux talents de consulter plusieurs pages pour soumettre leur demande
- Le talent peut utiliser le même lien et la même procédure pour retirer son consentement
Nous recommandons d'informer Talent qu'il peut retirer son consentement à tout moment via ce lien en saisissant ce texte :
Vous pouvez vous désabonner de ces communications à tout moment sur cette page, en utilisant le même lien. Pour plus d'informations sur nos pratiques de confidentialité et sur notre engagement à protéger et respecter votre vie privée, veuillez consulter notre