Wir haben eine DSGVO-Funktion für das CRM veröffentlicht. Dadurch werden alle Aktivitäten, die Sie im CRM durchführen können – wie Active Sourcing, Bewerbungseinholung und die Erfassung personenbezogener Daten – DSGVO-konform.
Der folgende Artikel enthält ausführlichere Informationen zum neuen DSGVO-Update:
DSGVO-Einwilligungsanfrageprozess
Lebenszyklusphasen
- Angefordert
- Akzeptiert
- Abgelehnt
- Abgelaufen
- Zurückgezogen
Angefordert
Eine Einwilligungsanfrage wurde an ein Talent gesendet. Dies kann die erste Einwilligungsanfrage oder eine Verlängerungsanfrage sein, wenn bereits eine aktive Einwilligung vorliegt.
Liegt keine aktive Einwilligung vor, wird das Talent bis zur Annahme gesperrt. Ein Recruiter kann keine Einwilligung per E-Mail anfordern, wenn diese bereits angefordert wurde – dies verhindert Spam.
Sobald das Talent die Anfrage angenommen/abgelehnt hat, ändert sich der Status entsprechend.
Der Talentstatus ändert sich auch automatisch in „Angefordert“, nachdem ein Zustimmungslink erstellt und kopiert wurde.
Angenommen
Ein Talent hat die ihm gesendete Zustimmungsanfrage akzeptiert. Die Blockierung des Talents wird aufgehoben und seine Daten können im CRM frei verwendet werden.
Abgelehnt
Laut Gesetz müssen wir dem Talent auch die Möglichkeit geben, eine Zustimmungsanfrage abzulehnen. Wenn ein Talent die Zustimmungsanfrage ablehnt, bleibt es gesperrt.
Abgelehnt bedeutet, dass das Talent die Zustimmungsanfrage aufruft und aktiv auf „Ablehnen“ klickt.
Abgelaufen
Die Einwilligung ist immer an eine bestimmte Frist geknüpft. Diese ist anpassbar, wie Sie weiter unten nachlesen können. Wenn die Einwilligung abgelaufen ist, wird das Talent wieder gesperrt und seine Daten sind nicht mehr zugänglich.
Zurückgezogen
Laut Gesetz kann ein Talent seine Einwilligung jederzeit widerrufen. In diesem Fall wird das Talent gesperrt und seine Daten sind nicht mehr zugänglich.
Zurückgezogen bedeutet, dass das Talent die Zustimmung zuvor akzeptiert hat, dann aber erneut auf dieselbe Seite gegangen ist und abgelehnt hat.
Personalisierung:
Einwilligungstext
Einwilligungen spielen im System eine wichtige Rolle. Für jeden Kontakt können Sie den Verlauf einsehen, welcher Einwilligungstext zu welchem Zeitpunkt akzeptiert wurde. Wir bieten außerdem Best Practices und Vorlagen für Einwilligungstexte, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
Bei Bedarf können DSGVO-Einwilligungstexte jedoch auch individuell angepasst werden.
So passen Sie sie an:
- Gehen Sie zu „Einstellungen“.
- Suchen Sie den Punkt „Einwilligungsverwaltung“.
- Klicken Sie auf „Einwilligung bearbeiten“.
- Aktualisieren/bearbeiten oder löschen Sie den Text, dem die Talente zustimmen müssen.
- Sie können den Text für alle aktiven Sprachen Ihres Mandanten ändern.
- Sie können ein Ablaufdatum für Einwilligungen von 6, 12 und 24 Monaten festlegen.
Einwilligungsemail
CleverConnect bietet die Möglichkeit, die Einwilligungsanfrage direkt per E-Mail an Talente zu senden. Da es sich um ein kritisches und persönliches Thema handelt, bieten wir die Möglichkeit, diese E-Mail anzupassen. Um dies anzupassen, gehen Sie zu den „Einstellungen“. Dort finden Sie den Punkt „Einwilligungsverwaltung“. Hier können Sie den Text der E-Mail aktualisieren, ändern oder löschen.
Zusammenführung von Tags
Um die E-Mail zu personalisieren, bieten wir verschiedene Merge-Tags an. Diese Tags werden beim Senden durch den eigentlichen Inhalt ersetzt.
[ Vorname ] – Hier wird der Vorname des Talents vor dem Senden eingefügt.
[Nachname] – Hier wird der Nachname des Talents vor dem Senden eingefügt.
[Zustimmungslink | Ihr Textlink hier] – Hier wird der Link zur Zustimmungsseite vor dem Senden eingefügt.
Datenschutzrichtlinie für Talente
Kunden können ihren eigenen Text für die Datenschutzrichtlinie definieren oder einen Text basierend auf der von CleverConnect bereitgestellten Vorlage erstellen.
Die Datenschutzrichtlinie von CleverConnect CRM kann auf einer eigenen öffentlichen Seite mit einer eindeutigen URL veröffentlicht werden.
Talente können die Datenschutzrichtlinie im unteren Bereich der E-Mail schnell aufrufen.
Recruiter sollten diesen öffentlichen Link bei Fragen im persönlichen oder persönlichen Kontakt mit Talenten verwenden.
Blocking
Alle Kontakte, die in das System gelangen, werden standardmäßig zunächst gesperrt, sofern keine gültige Einwilligung vorliegt. Dies geschieht, um dem Rechtsgrundsatz zu entsprechen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Rechtsgrundlage verboten ist.
Für gesperrte Kontakte gilt:
- Für gesperrte Kontakte ist nur ein minimaler Datensatz (Name und E-Mail-Adresse) im System sichtbar.
- Blockierte Kontakte werden von Funktionen ignoriert, die eine weitere Verarbeitung der Profildaten des Kontakts beinhalten. Insbesondere erhalten gesperrte Kontakte keine Kampagnenkommunikation.
- Kontakte werden entsperrt, sobald sie eine gültige Einwilligung erteilt haben.
- Kontakte können nur von Administratoren manuell entsperrt werden. Bitte stellen Sie sicher, dass die DSGVO-Einwilligung außerhalb vom System gespeichert und dokumentiert wird.
Einwilligung einholen
Ablauf 1: Der Recruiter fügt einen Kontakt manuell hinzu:
Recruiter können Kontakte manuell in das CRM einpflegen. Für die Einwilligung stehen dem Recruiter verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Der Recruiter versichert, dass die Einwilligung gemäß dem aktuellen Einwilligungstext bereits erteilt wurde. In diesem Fall ist der Kontakt uneingeschränkt erreichbar und nicht gesperrt.
- Versand einer Einwilligungs-E-Mail mit einem personalisierten Einwilligungslink. In diesem Fall ist der Kontakt nach der Erstellung zunächst gesperrt. Diese Option ist nur verfügbar, wenn bei der Erstellung eine gültige E-Mail-Adresse angegeben wurde.
- Anzeige des personalisierten Einwilligungslinks nach der Erstellung, sodass dieser über beliebige Kommunikationswege an den Kontakt gesendet werden kann. In diesem Fall ist der Kontakt nach der Erstellung zunächst gesperrt.
Flow 2: Kontakte aus der Browser Extension („CleverConnect Sourcer“)
Recruiter können unsere Browsererweiterung „CleverConnect Sourcer“ nutzen, um Profile beim Sourcing in Netzwerken wie LinkedIn, XING oder StackOverflow mit nur einem Klick in das CRM zu übertragen. Dies geschieht in der Regel, nachdem ein Kandidat im Gespräch Interesse an einer weiteren Kontaktaufnahme bekundet hat.
Bei der Übertragung eines Kontakts aus der Browsererweiterung stehen dem Recruiter dieselben Einwilligungsmöglichkeiten zur Verfügung wie bei der manuellen Kontakterstellung im CRM. Mehr dazu kann man in unserem Artikel zu der Browser-Extension lesen.
Ablauf 3: Einwilligung über den Tab „Talent-Einwilligung“ anfordern
Der Tab „Einwilligung“ zeigt den aktuellen Status der Einwilligung an. Recruiter können hier auch per E-Mail oder über einen personalisierten Einwilligungslink eine Einwilligung anfordern oder die Blockierung eines Talents mit Administratorberechtigung (Super Recruiter) aufheben.
Ablauf 4: Einwilligungsanfrage direkt aus der Talentliste senden
Noch schneller geht es, wenn Sie über das Menü „Talentbezogene Aktionen“ eine Einwilligung aus der Talentliste anfordern.
Ablauf 5: Masseneinwilligungsanfrage an mehrere Talente gleichzeitig senden
Recruiter können das Menü für Massenaktionen nutzen, um die Einwilligung mehrerer Talente gleichzeitig einzuholen. Dies ist besonders hilfreich nach dem Import mehrerer Talente. Wählen Sie einfach mehrere Talente in der Liste aus und wählen Sie im Menü „Einwilligungs-E-Mail senden“.
Einwilligungsnachweis
Im Falle einer Prüfung hilft Ihnen der Nachweis Ihrer Einwilligung, die DSGVO-Vorschriften einzuhalten. Sie sind gesetzlich verpflichtet, diesen Einwilligungsnachweis für Talente aus der EU aufzubewahren.
Die Aufbewahrung des Einwilligungsnachweises bedeutet, dass Sie folgende Nachweise erbringen müssen:
- Wer hat eingewilligt?
- Wann hat die Einwilligung erteilt?
- Was wurde dem Empfänger zum Zeitpunkt der Einwilligung mitgeteilt?
- Wie hat er eingewilligt?
- Ob hat er die Einwilligung widerrufen?
Wir speichern alle diese Daten, um künftige Missverständnisse zu vermeiden.
- Name des Talents
- Datum der Einwilligung
- Genauer Text der Einwilligung
- Genaue Frage der Einwilligung
- Ablaufdatum
- Statu
Zustimmungsstatus in der Talentliste verfolgen
Wenn ein Recruiter mit der Talentliste arbeitet, während er eine Shortlist erstellt oder einen Talentpool pflegt, ist es wichtig, den Status der Einwilligung im Blick zu behalten.
Dafür gibt es zwei spezielle Spalten.
- Einwilligungsstatus – mit den folgenden Werten: Keine Einwilligung – Einwilligung wurde nie eingeholt; Angefordert – Einwilligung wurde bereits auf einem der verfügbaren Wege eingeholt; Akzeptiert – Einwilligung wurde akzeptiert; Abgelehnt – Talent hat die Einwilligung absichtlich verweigert; Zurückgezogen – Talent widerruft Einwilligung nach einiger Zeit;
- Abgelaufen – Einwilligung des Talents ist abgelaufen.
Ablaufdatum der Einwilligung – Zeigt das Datum an, an dem die Einwilligung abläuft. Dieses Feld ist leer, wenn kein Ablaufdatum festgelegt wurde oder die Einwilligung fehlt.
Widerrufen und Ablehnen der Einwilligung
Talente haben gesetzlich das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Vor der Einwilligung werden sie darüber informiert, wie sie ihre Einwilligung widerrufen können. Der Widerruf muss genauso einfach sein wie die Einwilligung selbst.
Wird die Einwilligung widerrufen, kann das Unternehmen/die Organisation die Daten nicht mehr verarbeiten, der Einwilligungsstatus wird auf „Zurückgezogen“ gesetzt und das Talent gesperrt. Talente können die Einwilligung beim ersten Besuch der Landingpage noch verweigern. Dies ermöglicht ein besseres Verständnis der genauen Absicht des Talents. In diesem Fall wird der Einwilligungsstatus auf „Abgelehnt“ gesetzt.
CleverConnect befolgt Best Practices und ist konform:
- Klare und einfache Sprache, explizite Trennung der Einwilligungsfrage
Kostenlos - Neben einer E-Mail-Adresse sind keine weiteren Informationen erforderlich
- Keine Anmeldung erforderlich
- Talente müssen nicht mehrere Seiten aufrufen, um ihre Anfrage zu übermitteln
- Talente können die Einwilligung über denselben Link und denselben Vorgang widerrufen
- Dennoch kann derselbe Link verwendet werden, um die Einwilligung erneut zu erteilen.
Zum Beispiel, wenn der Widerruf versehentlich erfolgt ist
Wir empfehlen, Talent darüber zu informieren, dass es seine Einwilligung jederzeit unter diesem Link widerrufen kann, indem es diesen Text eingibt:
Sie können diese Mitteilungen jederzeit auf dieser Seite über denselben Link abbestellen. Weitere Informationen zu unseren Datenschutzpraktiken und unserem Engagement für den Schutz und die Wahrung Ihrer Privatsphäre finden Sie in unserer.