Es gibt viele Synonyme für die Zielgruppe, um die es in diesem Artikel geht: Zweitbeste, Zweitplatzierte, Zweitplatzierte, High Potentials und viele mehr. Doch manchmal fallen darunter auch Bewerber, für die das Stellenangebot zum falschen Zeitpunkt kommt. Diese wertvollen Kandidaten möchten Sie natürlich nicht verlieren. Schließlich haben Sie bereits viele Ressourcen in die Bewertung der Kandidaten investiert und wertvolle Informationen gesammelt. Viele von ihnen haben den Bewerbungsprozess bis kurz vor der Einstellung abgeschlossen, interessieren sich also für Ihr Unternehmen – und passen kulturell gut zu Ihnen und verfügen über die richtigen Qualifikationen.
Kurz gesagt: Diese Kandidaten passen ideal zu Ihrem CRM-System und könnten Ihnen helfen, offene Stellen künftig schneller zu besetzen.
In nur 5 einfachen Schritten helfen wir Ihnen, auch für diese talentierten Kandidaten den optimalen Prozess zu finden.
1. Kandidaten in das CRM-System importieren/einbinden
2. Automatisierung und Erinnerungsmanagement
3. Kontaktpflege mit potenziellen Kandidaten
4. Kandidaten eine neue Stelle zuordnen
5. Bewerbung über die Schnittstelle auslösen
1. Kandidaten in das CRM-System importieren/einbinden
Um nach einem Bewerbungsprozess keinen passenden Kandidaten zu verlieren, müssen dessen Daten aus Ihrem Bewerbermanagementsystem CRM übernommen werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Kandidaten zur weiteren Bearbeitung in das CRM-System aufzunehmen. Diese haben unterschiedliche Vor- und Nachteile und ihre Eignung für Ihre Prozesse hängt von Ihrem Fokus ab. Die Entscheidung für eine bestimmte Vorgehensweise hängt auch davon ab, wie schnell Sie mit Ihren CRM-Aktivitäten starten möchten und ob später Schnittstellen hinzugefügt werden sollen. Auch eine Kombination der verschiedenen Optionen ist möglich.
CleverConnect bietet folgende Optionen an:
- Manuelle Erstellung von Talentprofilen durch den Recruiter
- Massenimport von Kandidaten per Excel-Datei
- Kandidaten über ein Talentformular hinzufügen
- Schnittstelle zur Synchronisierung von Talentprofilen zwischen CRM und Ihrem ATS*
Option 1: Manuelle Erstellung von Talentprofilen durch den Recruiter
✅ Umsetzung: kein zusätzlicher Aufwand
✅ Hürde für den Kandidaten: gering (der Fokus liegt auf einer einfachen Kandidatenreise)
✅ Zusätzliche Kandidateninformationen: Der Recruiter kann vorhandene Daten direkt eingeben.
✅ Verwaltung von Talentprofilen: Sofortige Zuordnung zu Pools, Vergabe von Tags und Status sowie Einrichtung von Erinnerungen möglich.
✅ /❗ Kandidatenkontrolle: individuell im Recruiting-Team.
❗DSGVO: muss vom Recruiter nach der Profilerstellung manuell ausgelöst werden.
❗Aufwand für Recruiter: manueller Aufwand für den Recruiter.
❗Für den großflächigen Einsatz geeignet?: Nein, geeignet für die Erstellung individueller Talentprofile.
--> Eine Beschreibung zur manuellen Erstellung von Talentprofilen finden Sie in diesem Artikel.
Best-Practice-Tipp:
In diesem Fall sollten Sie den Kandidaten mit einem Tag als „Zweitbester Kandidat“, „Silbermedaillengewinner“ oder „High Potential“ kennzeichnen.
--> Wichtig für die Einrichtung automatisierter Funktionen:
Die Filterung nach Pool und Quelle ist in diesem Fall nicht geeignet.
Option 2: Massenimport von Kandidaten per Excel-Datei
✅ Umsetzung: geringer bis kein Aufwand (ATS-Exportoptionen prüfen)
✅ Hürde für Kandidaten: keine
✅ Zusätzliche Kandidateninformationen: Recruiter können vorhandene Informationen in ihre Excel-Datei einfügen, sodass diese beim Upload übernommen werden.
✅ Verwaltung von Talentprofilen: sofortige Zuordnung zu Pools, Vergabe von Tags und Status
❗DSGVO: muss nach dem Import manuell vom Recruiter ausgelöst werden
❗Aufwand für Recruiter: moderater manueller Aufwand (Upload und Erinnerungsfunktion)
❗Für den Masseneinsatz geeignet? Ja
❗Daten-/Kandidatenverlust: Zwischen Absage und Aufnahme ins CRM-System kann viel Zeit vergehen.
! Quelle ist ein Import – Quellinformationen wurden von Recruitern hochgeladen.
? Gibt es die Möglichkeit, Talentprofile im ATS zu filtern?
> Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Talentprofile mit Excel hochladen.
Tipp: Diese Option empfiehlt sich, wenn Sie eine große Anzahl an Bewerbern haben, die Sie in das CRM-System aufnehmen möchten. Es muss eine Person geben, die in regelmäßigen Abständen für den Import der Profile zuständig ist.
Option 3: Kandidaten über ein Talentformular hinzufügen
✅ Implementierung: geringer Aufwand (Formulare können z. B. in E-Mail-Absagevorlagen Ihres ATS integriert werden)
❗Hürde für Kandidaten: Kandidaten müssen ihre Daten selbst erneut eingeben
✅ Zusätzliche Kandidateninformationen: Sie entscheiden, wie viele Felder und wie viele Informationen Sie im Formular abfragen möchten
✅ Verwaltung von Talentprofilen: Sofortige Zuordnung zu Pools basierend auf Formular- und Statusinformationen
✅ DSGVO: erfolgt automatisch beim Absenden des Talentformulars
✅ Aufwand für Recruiter: große Zeitersparnis für Recruiter im Vergleich zu Option 1 und 2
✅ Für den Masseneinsatz geeignet: Ja! Aufgrund des Links/eingebetteten iFrames
❗Daten-/Kandidatenverlust: Automatische Filterung von Kandidaten, da nur interessierte Kandidaten den „Mehraufwand“ auf sich nehmen (möglicherweise hoher Kandidatenverlust).
-> Wie man ein Talentformular erstellt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Talentformulare stellen ein Dilemma dar: Wie viel kann man vom Kandidaten vernünftigerweise erwarten und wie viele Informationen sind für die weitere Bearbeitung mindestens erforderlich? Generell sollten Sie nur nach Informationen fragen, die eine Wiederverwendung wert sind oder zukünftig von Nutzen sein werden, und nicht nur „nice to have“.
Tipp zur Informationsanfrage:
- Vorname
- Nachname
- Mit welchem Recruiter hatten Sie zuletzt Kontakt?
- Ich interessiere mich für Stellen in folgenden Bereichen:
- Lebenslauf
Beispielformulierung für Formulare:
Titel:
Beschreibung:
Option 4: Schnittstelle zur Synchronisierung von Talentprofilen zwischen CRM und Ihrem ATS*
❗Implementierung: Hoher Aufwand (abhängig von der Komplexität der Schnittstelle)
✅ Hürde für den Kandidaten: Keine! Das Talentprofil wird automatisch im CRM-System angelegt (basierend auf einem Trigger im ATS).
✅ Zusätzliche Kandidateninformationen: Keine doppelte Datenpflege erforderlich.
✅ Verwaltung von Talentprofilen: Ja, je nach Schnittstellenkonfiguration können die meisten Informationen aus dem ATS in Talentfelder übernommen werden.
❗DSGVO: Separater Versand an den Kandidaten (Prozess muss manuell eingerichtet werden – in der Praxis hat sich der Versand einmal pro Woche bewährt. // Unsere Produkt-Roadmap ermöglicht die Automatisierung dieses Prozesses.)
✅ Aufwand für Recruiter: Geringer oder kein manueller Aufwand für den Recruiter.
✅ Für den großflächigen Einsatz geeignet? Ja
❗Datenverlust/Kandidatenverlust: Auch wenn Kandidaten bereits im CRM-System sind, muss die Einwilligung manuell eingeholt werden – Verlust von Kandidaten, die diese nicht teilen.
*ggf. mit Zusatzkosten – bei Interesse wenden Sie sich bitte an unseren Customer Success Manager oder unser Support Team.
Diese Option empfiehlt sich, wenn Sie eine große Menge an Kandidatenprofilen zeitnah in das System importieren möchten. Wenn große Datenmengen in das System übertragen werden sollen.
Wichtig: Wenn Sie die DSGVO-Funktion aktiviert haben, muss innerhalb eines bestimmten Zeitraums die Zustimmung aller Kandidaten eingeholt werden, andernfalls wird das Talentprofil nach Ablauf der Frist gelöscht.
2. Automatisierung und Erinnerungsmanagement (optional)
Richten Sie automatisierte Funktionen ein, um Ihre tägliche Arbeit zu erleichtern. Dabei gibt es zwei verschiedene Arten der Automatisierung: Regeln (auch Workflows genannt) und Erinnerungen.
2.1 Automatisierung mit Regeln
Eine Regel besteht aus drei Teilen:
- Eine Bedingung, die die Anwendung der Regel auslöst.
- Ein Filter, d. h. ein Auswahlkriterium für die Kandidaten, auf die diese Regel angewendet werden soll.
- Eine Aktion, die für die ausgewählten Kandidaten ausgeführt werden soll.
Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Auswahlmöglichkeiten für Automatisierungsregeln zu erweitern, um nicht nur die Candidate Journey zu unterstützen, sondern auch Ihre Arbeit zu erleichtern.
2-1 Trigger auswählen (Wann soll eine Aktion ausgeführt werden?)
In unserem Beispiel wäre dies „Beim Erstellen des Talentprofils“.
2-2 Filter hinzufügen (Auf welche Zielgruppe bezieht sich die Aktion?)
Filter für die Talentprofile müssen entsprechend der in Schritt 1 ausgewählten Option gesetzt werden.
Zum Beispiel in Bezug auf:
Option 1 (Manuell erstellte Talentprofile): Tag oder Quellinformation = Name des Recruiters
Option 2 (Massenimport): Tag oder Quellinformation = Name des Recruiters
Option 3 (Formular): Quellinformation = Titel des Talentformulars (siehe Abbildung)
Option 4 (Schnittstelle): Quellinformation = ATS-Import
Sie können nun eine der folgenden Aktionen auswählen:
2–3 Zum Pool hinzufügen (empfohlen für Option 3 oder Option 4)
Tipp: Denken Sie bei der Benennung eines Pools noch einmal an eine Namenskonvention, zum Beispiel: SuccessFactors_2ndBestCandidates
2–4 Personalvermittler benachrichtigen (empfohlen für Option 3)
Tipp: Fragen Sie in Ihrem Talentformular nach dem letzten Kontakt mit einem Recruiter und benachrichtigen Sie die Personalvermittler entsprechend, wenn einer ihrer Kandidaten zum CRM-System hinzugefügt wurde.
2–5 Kampagne senden (empfohlen für Option 3 und ggf. Option 4)
Begrüßen Sie Kandidaten in Ihrem Talentpool und heben Sie die Vorteile hervor. Erläutern Sie die Vorteile der Teilnahme am Talentpool (z. B. Newsletter, exklusive Einladungen zu Veranstaltungen, Profil-Screening und proaktive Kontaktaufnahme bei einer passenden neuen Stelle).
Um Kampagnen automatisch an Kandidaten zu senden, müssen Sie zum Zeitpunkt der Profilerstellung über die DSGVO-Einwilligung des Kandidaten verfügen, da wir derzeit nur den Auslöser „Talentprofil erstellt“ unterstützen.
2.2 Automatische Erinnerungen:
Recruiter können Erinnerungen für sich selbst oder andere Systemnutzer direkt im jeweiligen Talentprofil einrichten. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der Kandidat ein Stellenangebot aufgrund eines falschen Zeitpunkts abgelehnt hat. Besonders hilfreich ist dieses Verfahren bei wiederholt ausgeschriebenen Stellen. Es erfolgt dann eine Erinnerung, den Kandidaten beispielsweise nach sechs Monaten erneut anzusprechen.
3. Kontaktpflege mit potenziellen Kandidaten
Wir unterscheiden zwischen 1:1-Kommunikation und Community-Marketing. Es ist durchaus sinnvoll, über Newsletter oder Community-Events mit Ihren „High Potentials“ in Kontakt zu bleiben. Wir empfehlen jedoch auch einen intensiven persönlichen Dialog mit diesen Kandidaten (1:1-Kommunikation). Dabei empfiehlt es sich, dem Kandidaten einen festen Recruiter zuzuweisen, z. B. die Person, mit der der Kandidat bereits Kontakt hatte. Nutzen Sie Erinnerungen, Notizen, E-Mail-Synchronisierung und automatisierte Funktionen, um den Aufwand trotz individueller Ansprache möglichst gering zu halten.
Darüber hinaus können Sie Kandidaten, die schon länger in Ihrem Pool sind, über das Follow-up-Formular nach Updates zu ihrem beruflichen Werdegang, ihren Gehaltsvorstellungen oder ihrer Verfügbarkeit fragen. So sind Sie stets über die aktuelle Situation des Kandidaten informiert und können ihn gezielt bei neuen Stellenangeboten kontaktieren.
4. Kandidaten eine neue Stelle zuordnen
Eine neue Stelle wird ausgeschrieben und Sie haben bereits Ihre bestehenden Zweitkandidaten im Hinterkopf, die dringend in den Prozess einbezogen werden sollten?
Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
Sie weisen die Stelle nach der Kontaktaufnahme zu; oder die Stelle wird vergeben bzw. die Person wird von Ihnen im Rahmen eines Screenings als geeignet ausgewählt und der Stelle zugewiesen – anschließend wird die Person kontaktiert.
Ein Beispiel für Situation 1: Sie haben im persönlichen Gespräch mit dem Talent Lead festgestellt, dass die neue Stelle passt. Sie können den Kandidaten nun der Stelle zuordnen.
Im zweiten Fall läuft der Prozess umgekehrt ab. Sie sichten zunächst die Profile und vergeben die Stelle, sobald Sie eine Übereinstimmung zwischen Profil und Stellenausschreibung feststellen. Erst dann kontaktieren Sie den Kandidaten.
-> Tipps und Tricks zum Filtern, Suchen und Sortieren von Talentprofilen.
5. Bewerbung über die Schnittstelle auslösen
Wenn der Kandidat an der ausgeschriebenen Stelle interessiert ist, sollten Sie den Prozess so einfach wie möglich gestalten und die Bewerbung idealerweise direkt über die Schnittstelle an Ihr ATS senden. Alternativ können Sie dem Kandidaten einen direkten Bewerbungslink senden, der nur die Pflichtangaben anfordert.
So können Sie die Bewerbung wie gewohnt in Ihrem ATS verfolgen.
OPTIONAL – Talent Schnittstelle:
Wenn Sie eine Integration zwischen dem CRM und Ihrem ATS implementiert haben, ist dies mit zwei zusätzlichen Klicks möglich.
1. Klick: An BMS senden
2. Klick: An BMS senden
Das Bewerbungsformular muss in den meisten Fällen die Mindest- bzw. Pflichtanforderungen des BMS erfüllen, ansonsten können Sie es jedoch frei nach Ihren Wünschen konfigurieren.
Tipp: Fügen Sie ein Kommentarfeld hinzu, damit der Personalvermittler zusätzliche Kommentare zum Kandidaten an das ATS senden kann.