CRM: So unterstützen wir die Organisation und Durchführung von Talent Community Events

Events mit Ihrer Talent Community sind eine Win-Win-Situation, bei der sich Ihre Talent Leads und die Fachkräfte aus dem Unternehmen besser kennenlernen können. Oftmals ist der Umgang mit den Teilnehmern, die Kommunikation und die Nachbereitung der Veranstaltung eine große Herausforderung. CleverConnect unterstützt Sie dabei in nur 5 einfachen Schritten.

Folgende Informationen sollten Sie vor dem Start zur Hand haben:

1. Datum, Zeit & Ort

2. Agenda oder 3-4 Schlüsselpunkte über das Event

3. Definierte Zielgruppen (z.B. Schüler, Studenten, Professionelle)

Ihnen fehlen noch Ideen für eine Veranstaltung? Wie wäre es mit:

Wir helfen Ihnen, Ihre geplante Veranstaltung in nur wenigen Schritten besser zu managen. Folgen Sie dieser detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitung mit nützlichen Tipps, Vorlagen und Beispielen.

Um den Prozess besser zu veranschaulichen, zeigt das folgende Beispiel eine fingierte Online-Veranstaltung für Ihre bereits bestehenden Talent Leads im HR-Bereich.

1. Erstellen Sie ein Anmeldeformular für Ihre Veranstaltung

Damit sich Personen für Ihre Veranstaltung anmelden können, benötigen Sie ein Anmeldeformular. Wenn Sie verschiedene Zielgruppen für Ihre Veranstaltung gewinnen möchten und unterschiedliche Informationen benötigen, können Sie mehrere Formulare erstellen. Beispielsweise können Sie zwischen bereits im System vorhandenen Talent Leads und externen Personen unterscheiden, die Sie noch nicht kennen, aber in Ihren Talent Pool aufnehmen möchten.

Mehr Informationen über Formulare können hier gefunden werden.

💭 In unserem Beispiel benötigen wir nur ein Formular. Gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie Einstellungen > CRM > Talent Formular > Formular Erstellen

1-1 Geben Sie Ihrer Veranstaltung einen aussagekräftigen Namen. Dieser dient der internen Identifizierung und ist für Talent Leads nicht sichtbar.

1–2 Wählen Sie nun aus, welche Operation mit Talent Leads durchgeführt werden soll, nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben. Für dieses Event erstellen wir einen neuen Pool, damit Sie auch notwendige Informationen mit registrierten Kandidaten teilen und einen Überblick über die Event-Registrierungen haben können.

1–3 Wählen Sie nun aus, welche Informationen Sie von Personen erfassen möchten.

Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind IMMER Pflichtfelder und können nicht deaktiviert werden.

1–5 Geben Sie nun den offiziellen Titel Ihrer Veranstaltung ein. Dieser dient als Titel für das Formular und ist auch extern sichtbar.

Wählen Sie einen aussagekräftigen Titel, der in der Kommunikation mit Talent Leads wiederverwendet wird.

1–6 Nutzen Sie die Beschreibung, um Talent Leads zur Registrierung zu animieren.

2. Teilnehmer einladen und gewinnen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Talente für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Sie können den Link zum Anmeldeformular an verschiedenen Stellen veröffentlichen:

• Betten Sie das Formular auf Ihrer Karrierewebsite ein (per Link oder iFrame).
• Stellen Sie einen Link in Social-Media-Beiträgen bereit.
• Erstellen Sie einen QR-Code-Link und stellen Sie ihn auf Karrieremessen, Hochschulveranstaltungen usw. zur Verfügung.
• Fügen Sie einen Link in Ihren Talent-Newsletter ein (per Merge Tag).
• Fügen Sie einen Link in eine spezifische Einladung über Talent-Kampagnen ein

💭 Punkt 5 wird im folgenden Beispiel veranschaulicht:

Wählen Sie in diesem Fall Talent-Kampagnen aus.

2-1 Neue Kampagne erstellen

2-2 Geben Sie der Kampagne einen Namen, der mit der Veranstaltung in Verbindung gebracht werden kann und gleichzeitig auf die Einladungen verweist.

2–3 Wählen Sie eine Methode zur Erstellung Ihrer Kampagne – in diesem Fall „Vorlage verwenden“.

„Event-E-Mail“ ist eine unserer Kampagnenvorlagen für Events, die Ihnen ebenfalls zur Verfügung steht. Sollten Sie sie nicht finden, wenden Sie sich bitte an unser Support Team.

Mehr zu Kampagnenvorlagen erfahren Sie hier.
2–4 Definieren Sie nun die Zielgruppe für Ihre Veranstaltung. Unsere Beispielveranstaltung richtet sich speziell an HR-Talente, die aktuell auf Jobsuche sind. Daher wählen wir folgende Filter:
Pool: Bereich_HR
Status: Qualifiziert & Unqualifiziert

Bearbeiten Sie nun den Text für Ihre Kampagne. Nutzen Sie die Informationen, die Sie für die Veranstaltung vorbereitet haben (z. B. Datum, Uhrzeit und Ort sowie die Tagesordnung oder 3–4 wichtige Punkte).
2–5 Vergessen Sie nicht, das Registrierungsformular mit dem Merge-Tag „Link zum Talentformular“ zu verknüpfen. (Der Text für den Link wird im zweiten Teil der Merge-Tag-Sequenz finalisiert. Beispiel: „Hier registrieren“).
ℹ️ Durch die Verwendung von Merge-Tags zum Verknüpfen des Formulars wird sichergestellt, dass vorhandene Informationen zu Personen, die bereits im System vorhanden sind, automatisch im Formular eingetragen werden. Vorteile:
1. Talent Leads können persönliche Informationen selbst aktualisieren.
2. Vorhandene Informationen müssen nicht erneut eingegeben werden.

Mehr über Merge Tags hier.

2-6 Im letzten Schritt legen Sie fest, wie die Kampagne versendet werden soll (Einladung). Denken Sie an Ihre Zielgruppe: Wann ist ein guter Zeitpunkt, sie zu erreichen? Um es Ihnen einfacher zu machen, nutzen Sie gegebenenfalls die Funktion „Für später planen“.

 

Automatisch erstellte Pools für ein Talentformular werden in einem schwarzen Farbschema angezeigt. Sie können die Farbe auch jederzeit ändern.

 🎉 Event 🎉

Nutzen Sie die Pool-Ansicht, um Teilnehmerlisten zu exportieren und relevante Informationen zur Veranstaltung im Blick zu behalten.

4. Teilnehmer taggen (optional)

Sie möchten Informationen zur Veranstaltungsteilnahme speichern und zukünftig im Talentprofil danach filtern können? Dann folgen Sie diesen Schritten, um die Veranstaltungsteilnahme im Talentprofil mithilfe von Tags zu kennzeichnen.

Wir empfehlen die Verwendung von Tags, da diese einfach zu filtern sind und per Massenaktion mehreren Teilnehmern gleichzeitig zugewiesen werden können.

Öffnen Sie Einstellungen – CRM – Tag-Verwaltung und erstellen Sie ein Tag für die Veranstaltung. Weitere Informationen zur Tag-Verwaltung finden Sie hier.

Sie haben zwei Möglichkeiten, wie die neu erstellte Veranstaltung die passenden Talente findet:

• Wenn Sie eine Personenliste in einer Excel-Tabelle haben, können Sie diese hochladen und den Kontakten ein Tag zuweisen – weitere Informationen finden Sie hier.
• Für eine kleine Teilnehmerzahl nutzen Sie die Massenfunktion – wir erklären hier, wie es funktioniert:

Wählen Sie dazu „Pools“ und öffnen Sie Ihren Veranstaltungspool wie in 3-1 beschrieben.

4-1 Markieren Sie alle Teilnehmer mit dem Kontrollkästchen ☑️ vor dem Namen. Wenn Sie mehrere Personen ausgewählt haben, klicken Sie auf „Aktionen – Tags zur Auswahl hinzufügen“. Wählen Sie anschließend das soeben erstellte Tag aus.

5. Follow-up senden – Was passiert als Nächstes?

5-1 Use all the information you were able to obtain about talent leads during the event: make notes, set reminders (more info about Reminders here) or edit Talent Fields in the Talent Profile so that information does not get lost. 

5-1 Nutzen Sie alle Informationen, die Sie während der Veranstaltung über Talent Leads erhalten konnten: Machen Sie sich Notizen, legen Sie Erinnerungen fest (weitere Informationen zu Erinnerungen finden Sie hier) oder bearbeiten Sie Talentfelder im Talentprofil, damit keine Informationen verloren gehen.

Senden Sie eine Follow-up-Kampagnennachricht:

Öffnen Sie dazu Talentkampagnen – Kampagne erstellen.

5-2 Geben Sie Ihrer Kampagne einen aussagekräftigen Namen.

Auch hier können Sie verschiedene Kampagnen versenden, indem Sie nach Zielgruppe filtern. Wenn Sie beispielsweise auch an Nichterscheinende eine Follow-up-Kampagne senden möchten, beachten Sie bitte, dass dies bei der Namensgebung der Kampagne berücksichtigt werden muss.

5-3 In unserem Fall haben wir Filter für Talent Leads eingerichtet, die sich für die Veranstaltung registriert (Pool-Filter) und teilgenommen (Tag-Filter) haben.

5-4 Passen Sie den Text für die Kampagne an.