CRM : Comment rester en contact avec les candidats à fort potentiel (second choix) ?

Il existe de nombreux synonymes pour désigner le public cible dont il est question dans cet article : candidats de second rang, médaillés d'argent, finalistes, hauts potentiels et bien d'autres encore. Mais il s'agit aussi parfois de candidats pour lesquels l'offre d'emploi arrive au mauvais moment. Bien entendu, vous ne souhaitez pas perdre ces précieux candidats. Après tout, vous avez déjà investi beaucoup de ressources dans l'évaluation du candidat et vous avez recueilli des informations précieuses. Nombre d'entre eux auront achevé le processus de candidature jusqu'à la veille d'un rendez-vous, ce qui signifie qu'ils s'intéressent à votre entreprise - et qu'ils correspondent bien à la culture de l'entreprise et possèdent les qualifications requises. 

En bref, ces candidats sont parfaitement adaptés à votre système de CRM et pourraient vous aider à pourvoir plus rapidement les postes vacants à l'avenir.

En seulement 5 étapes faciles, nous vous aidons à trouver le meilleur processus pour ces candidats talentueux.

1. Intégrer les candidats dans le système CRM

2. Automatisation de la gestion des profils de talents

3. Garder le contact avec les candidats

4. Attribuer un nouveau poste aux candidats

5. Déclenchement d'une candidature pour le candidat via l'interface

1. Importer/inclure des candidats dans le système CRM

Afin de ne pas perdre un candidat qualifié à l'issue d'un processus de candidature, les données de cette personne doivent passer de votre système de suivi des candidats au CRM de Talentry. Il existe plusieurs options pour ajouter vos candidats au système CRM pour un traitement ultérieur. Elles présentent divers avantages et inconvénients et leur adéquation à vos processus dépend de votre objectif. Le choix d'une approche particulière dépendra également de la rapidité avec laquelle vous souhaitez démarrer vos activités CRM et de la possibilité d'ajouter des interfaces ultérieurement. Il est également possible de combiner les différentes options.

Talentry vous propose les options suivantes :

1. Création manuelle de profils de talents individuels par le recruteur
2. Importation en masse de profils de talents à l'aide d'un fichier Excel
3. Ajouter des candidats à l'aide d'un formulaire de talent
4. Interface pour la synchronisation des profils de talents entre Talentry CRM et votre ATS*

Option 1 : Création manuelle de profils de talents par le recruteur

✅ Mise en œuvre : pas d'effort supplémentaire

✅ Obstacle pour le candidat : faible (l'accent est mis sur un parcours facile pour le candidat)

✅ Informations supplémentaires sur le candidat : le recruteur peut entrer directement les détails existants

✅ Gestion des profils de talents : affectation instantanée à des pools, attribution d'étiquettes et de statuts, et mise en place de rappels possibles

✅ /❗ Contrôle des candidats : sur une base individuelle au sein de l'équipe de recrutement 

❗GDPR : doit être déclenché manuellement par le recruteur après la création du profil

❗Effort pour les recruteurs : effort manuel pour le recruteur 

❗Convient-il à une utilisation à grande échelle ? Non, adapté à la création de profils de talents individuels  

--> Une description de la création manuelle des profils de talents est disponible dans cet article.

Option 2 : Importation en masse de candidats à l'aide d'un fichier Excel

✅ Mise en œuvre : peu d'efforts (les formulaires peuvent, par exemple, être intégrés dans des modèles de rejet d'e-mail dans votre ATS)

❗Obstacle pour le candidat : les candidats doivent saisir eux-mêmes leurs données

✅ Informations supplémentaires sur le candidat : vous décidez du nombre de champs et de la quantité d'informations que vous souhaitez demander dans le formulaire

✅ Gestion des profils de talents : affectation instantanée aux pools sur la base des informations relatives au formulaire et au statut

✅ GDPR :se produit automatiquement lors de l'envoi du formulaire de talent

✅ Effort pour les recruteurs : gros gain de temps pour les recruteurs par rapport aux options 1 et 2 

✅ Convient à une utilisation à grande échelle : Oui ! En raison du lien / iFrame intégré(e)

❗Perte de données / de candidats : filtrage automatique des candidats car seuls les candidats intéressés feront l'"effort supplémentaire" (éventuellement, une perte élevée de candidats à prévoir)

-> Cet article explique comment créer un formulaire de talent

Les formulaires de recrutement posent un dilemme : que pouvez-vous raisonnablement attendre du candidat et quelle est la quantité minimale d'informations requise pour la suite du traitement ? D'une manière générale, vous ne devez demander que des informations qui méritent d'être réutilisées ou qui seront utiles à l'avenir, et pas seulement des informations "agréables à avoir".

Option 4 : Interface pour la synchronisation des profils de talents entre Talentry CRM et votre ATS*

❗Mise en œuvre : effort élevé (en fonction de la complexité de l'interface)

✅ Obstacle pour le candidat : aucun ! Le profil du talent est automatiquement créé dans le système CRM (sur la base d'un déclencheur dans l'ATS)

✅ Informations complémentaires sur le candidat : aucune double gestion des données n'est nécessaire 

✅ Gestion des profils de talents : oui, selon la façon dont l'interface est configurée, la plupart des informations peuvent être transférées de l'ATS vers les champs de talents

❗GDPR : envoyé séparément au candidat (le processus doit être mis en place manuellement - en pratique, l'envoi d'une fois par semaine s'est avéré efficace // notre feuille de route produit prévoit l'automatisation de ce processus)

✅ Effort pour les recruteurs : peu ou pas d'effort manuel de la part du recruteur

✅ Convient-il à une utilisation à grande échelle ? Oui 

❗Perte de données / candidats : même si les candidats sont déjà dans le système CRM, le consentement doit être obtenu manuellement - perte de candidats qui ne le donnent pas. 

*possibilité de frais supplémentaires - si vous êtes intéressé, veuillez contacter notre Customer Success Manager ou notre Équipe de soutien

2. Automatisation et gestion des rappels (en option)

Mettez en place des fonctions automatisées pour faciliter votre travail quotidien. Il existe ici deux types d'automatisation distincts : les règles (également appelées flux de travail) et les rappels. 

2.1 Automatisation à l'aide de règles

Une règle se compose de trois parties : 

• Une condition qui déclenche la règle à utiliser
• Un filtre, c'est-à-dire un critère de sélection des candidats auxquels cette règle doit être appliquée
• Une action à effectuer sur les candidats sélectionnés.

2-1 Sélectionnez le déclencheur (Quand une action doit-elle être exécutée ?)
Dans notre exemple, ce serait "Lorsque le profil du talent est créé".

2-2 Ajouter un filtre (A quel public cible l'action se rapporte-t-elle ?)

Les filtres doivent être définis pour les profils de talents en fonction de l'option sélectionnée à l'étape 1.

2-3 Ajouter à la piscine (recommandé pour l'option 3 ou l'option 4)

2-4 Prévenir le(s) recruteur(s) (recommandé pour l'option 3)

2-5 Envoi de la campagne (recommandé pour l'option 3 et éventuellement l'option 4) 

Accueillez les candidats dans votre vivier de talents et mettez en avant les avantages de celui-ci. Expliquez ce qu'implique la participation au vivier de talents (par exemple, bulletins d'information, invitations exclusives à des événements, sélection de profils et contact proactif en cas de nouveau poste vacant approprié)

2.2 Rappels automatiques : 

Les recruteurs peuvent définir des rappels pour eux-mêmes ou pour d'autres utilisateurs du système directement dans le profil du talent concerné. Cela est particulièrement utile si le candidat a rejeté une offre d'emploi parce qu'elle est arrivée au mauvais moment. Cette procédure est particulièrement utile pour les postes vacants qui font l'objet d'annonces répétées. Il y a ensuite un rappel pour approcher à nouveau ce candidat, par exemple 6 mois plus tard.

3. Garder le contact avec les candidats potentiels

Nous faisons une distinction entre 1:1 la communication  et le marketing communautaire. Il est certainement judicieux de rester en contact avec vos talents "à haut potentiel" par le biais de bulletins d'information ou d'événements communautaires. Cependant, nous recommandons également un dialogue personnel fort avec ces candidats (communication 1:1). Dans ce cas, il est judicieux d'assigner un recruteur spécifique au candidat, par exemple la personne avec laquelle le candidat a déjà eu des contacts. Faites un usage intensif des rappels, des notes, de la synchronisation des courriels et des fonctions automatisées afin de limiter autant que possible les efforts à fournir malgré l'approche individuelle.

En outre, vous pouvez utiliser la fonction de formulaire de suivi pour demander aux candidats qui font partie de votre vivier depuis plus longtemps des mises à jour sur leur carrière professionnelle, leurs attentes salariales ou leur disponibilité. De cette façon, vous êtes toujours au courant de la situation actuelle du candidat et vous pouvez le contacter spécifiquement pour tout nouveau poste vacant. 

Liens vers d'autres articles :

• Restez en contact avec vos candidats potentiels grâce aux campagnes de recrutement
• Mise à jour des profils de talents à l'aide de formulaires pré-remplis
• 1:1 Communication - reliez votre boîte de réception à Talentry

4. Attribution d'un nouveau poste aux candidats

Une nouvelle offre d'emploi est en cours de publication et vous avez déjà à l'esprit les candidats qui ont été retenus et qui devraient être inclus de toute urgence dans le processus ?

Il y a deux façons de procéder :

Attribuez un poste après l'avoir contacté ; ou bien le poste est attribué / vous sélectionnez la personne comme étant suffisamment qualifiée lors de la présélection et vous l'affectez au poste - vous la contactez ensuite.

Exemple pour la situation 1 : Vous avez constaté une nouvelle adéquation du poste lors d'une communication individuelle avec le responsable des talents. Vous pouvez maintenant affecter le candidat au poste. 

Dans le cas contraire, le processus est inversé. Vous commencez par sélectionner les profils et attribuez le poste dès que vous constatez une adéquation entre le profil et l'offre d'emploi. Ce n'est qu'ensuite que vous contactez le candidat. 

-> Conseils et astuces pour filtrer, rechercher et trier les profils de talents.

5. Déclencher une candidature via l'interface

Si le candidat est intéressé par le poste attribué, vous devez rendre le processus aussi simple que possible et, idéalement, soumettre la candidature du candidat en l'envoyant directement à votre ATS via l'interface. Vous pouvez également envoyer un lien de candidature directe au candidat en lui demandant uniquement les informations obligatoires. 

Cela vous permet de suivre l'application dans votre ATS comme d'habitude.

FACULTATIF - Interface avec les talents :

Si vous avez mis en place une intégration entre Talentry et votre ATS, cela peut se faire en deux clics supplémentaires.

1. Cliquez : envoyer à l'ATS

2. Cliquez : envoyer à l'ATS

Dans la plupart des cas, le formulaire de candidature doit répondre aux exigences minimales ou obligatoires de l'ATS, mais vous êtes par ailleurs libre de le configurer comme vous le souhaitez. 

Conseil : Ajoutez un champ de commentaires pour que le recruteur puisse envoyer des commentaires supplémentaires sur le candidat à l'ATS.