CRM : Comment le programme de cooptation soutient l'organisation et le déroulement des événements de la communauté des talents

Les événements organisés avec votre communauté de talents sont une situation gagnant-gagnant, où vos talents et les professionnels de l'entreprise peuvent apprendre à mieux se connaître. Souvent, la gestion des participants, la communication et le suivi de l'événement constituent un grand défi. Talentry peut vous aider à relever ce défi en 5 étapes simples.

Vous devez disposer des informations suivantes avant de commencer : 

1.Date, heure et lieu

2. Ordre du jour ou 3-4 points clés de l'événement

3. Public cible défini (par exemple, écoliers, étudiants, professionnels)

Vous êtes toujours à court d'idées pour un événement ? Pourquoi pas ?

Talentry peut vous aider à mieux gérer votre événement planifié en quelques étapes seulement. Suivez ces directives détaillées, étape par étape, avec des conseils, des modèles et des exemples utiles. 

Afin de mieux illustrer le processus, l'exemple suivant montre un événement en ligne fictif pour vos talents déjà existants dans le domaine des RH.

1. Créez un formulaire d'inscription pour votre événement

Pour que les gens puissent s'inscrire à votre événement, vous avez besoin d'un formulaire d'inscription. Si vous souhaitez attirer différents publics cibles à votre événement et que différentes informations sont requises, il est possible de créer plus d'un formulaire. Par exemple, pour faire la différence entre les prospects déjà présents dans le système et les personnes externes que vous ne connaissez pas encore, mais que vous souhaitez inclure dans votre vivier de talents.

Vous trouverez plus d'informations sur les formulaires ici.

💭 Dans notre exemple, nous avons besoin d'un seul formulaire. Procédez comme suit :

Sélectionnez Paramètres > CRM > Formulaire Talent > Créer un formulaire

1-1 Donnez un nom significatif à votre événement. Ce nom est destiné à l'identification interne et n'est pas visible pour les prospects

1-2 Sélectionnez maintenant quelle opération doit être effectuée avec les prospects après avoir rempli le formulaire. Pour cet événement, nous créons un nouveau pool afin que vous puissiez également partager les informations nécessaires avec les candidats inscrits et avoir une vue d'ensemble des inscriptions à l'événement. 

1-3 Sélectionnez maintenant les informations que vous souhaitez collecter auprès des personnes.

Le prénom, le nom de famille et l'adresse électronique sont TOUJOURS des champs obligatoires et ne peuvent être désactivés.

1-5 Saisissez maintenant le titre officiel de votre événement. Il s'agit du titre du formulaire et il est également visible de l'extérieur.

Choisissez un titre informatif qui sera réutilisé dans la communication avec les prospects.

1-6 Utilisez la description pour encourager les prospects à s'inscrire.

2. Inviter et attirer des participants

Il existe plusieurs façons d'attirer des prospects talentueux à votre événement. Vous pouvez publier le lien vers le formulaire d'inscription à différents endroits :

1. Intégrer le formulaire sur le site web de votre carrière (en utilisant Link ou iFrame)
2. Fournissez un lien dans vos messages sur les médias sociaux
3. Créez un lien sous forme de code QR et mettez-le à disposition lors de salons de l'emploi, d'événements universitaires, etc.
4. Incluez un lien dans votre bulletin d'information sur les talents (à l'aide de Tag de fusion)
5. Inclure un lien dans une invitation spécifique en utilisant les campagnes de Talent

💭 Le point 5. est illustré dans l'exemple suivant :

Dans ce cas, sélectionnez Campagnes de talents

2-1 Créer une nouvelle campagne 

2-2 Donnez à la campagne un nom qui peut être associé à l'événement et qui renvoie également aux invitations. 

2-3 Choisissez une méthode de création de votre campagne - dans ce cas, sélectionnez "Utiliser un modèle".

"Event email" is one of our campaign templates for events that is also available to you. Should be unable to find it, please contact our Équipe d'assistance.

Pour en savoir plus sur les modèles de campagne, cliquez ici.

2-4 Définissez maintenant le public cible de votre événement. Dans notre exemple, l'événement s'adresse spécifiquement aux talents RH qui sont actuellement à la recherche d'un emploi. Nous choisissons donc les filtres suivants :
Pool : Domaine_HR

Statut : Qualifié et non qualifié

Modifiez maintenant le texte de votre campagne. Utilisez les informations que vous avez préparées pour l'événement (par exemple, la date, l'heure et le lieu, ainsi que l'ordre du jour ou 3-4 points clés).

2-5 N'oubliez pas de créer un lien vers le formulaire d'inscription en utilisant le Merge Tag - Link to talent form. (Le texte du lien est finalisé dans la deuxième partie de la séquence du Merge Tag. Par exemple : "Inscrivez-vous ici").

ℹ️ L'utilisation de balises de fusion pour lier le formulaire garantit que les informations existantes sur les personnes déjà dans le système sont automatiquement pré-remplies dans le formulaire. Avantages :

1. Les prospects peuvent mettre à jour eux-mêmes leurs informations personnelles.

2. Il n'est pas nécessaire de saisir à nouveau les informations existantes.

Plus d'informations sur les balises de fusion ici.

2-6 Dans la dernière étape, vous spécifiez comment la campagne est envoyée (Invitation). Pensez à votre groupe cible : Quel est le bon moment pour les atteindre ? Pour vous faciliter la vie, utilisez, le cas échéant, la fonction "Programmer pour plus tard".

 

3. Gestion des inscriptions  

Vos talents potentiels sont en train de s'inscrire à l'événement. Les informations sur les candidats existants sont mises à jour ou de nouveaux détails sont ajoutés à votre réserve de talents. 

Avec Talentry, vous gardez toujours la trace de vos inscriptions.

Pour cela, sélectionnez Pools

3-1 Ouvrez le pool pour avoir un aperçu du nombre de prospects qui ont déjà rempli le formulaire d'inscription et un aperçu des participants.

Utilisez également les filtres normaux de la liste des talents dans la vue du pool.

Les pools créés automatiquement pour un formulaire de talent sont affichés dans un schéma de couleur noire. Vous pouvez également modifier cette couleur à tout moment.

 🎉 ÉVÉNEMENT 🎉

Utilisez la vue de pool pour exporter des listes de participants et pour garder une trace des informations pertinentes concernant l'événement.

4. Marquer les participants (facultatif)

Vous souhaitez conserver les informations sur la participation à l'événement et pouvoir les filtrer à l'avenir dans le profil du talent ? Dans ce cas, suivez les étapes suivantes pour marquer la participation à un événement dans le profil du talent à l'aide de balises.

Nous vous recommandons d'utiliser des étiquettes car elles sont faciles à filtrer et peuvent être attribuées à plusieurs participants en même temps à l'aide de l'action groupée.

Ouvrez Paramètres - CRM - Gestion des étiquettes et créez une étiquette pour l'événement. Pour en savoir plus sur la gestion des balises, cliquez ici.

Vous avez deux options concernant la manière dont l'événement nouvellement créé trouve les bonnes pistes de talents :

• Si vous avez une liste de personnes dans une feuille de calcul Excel, vous pouvez la télécharger et attribuer une étiquette à ces contacts. - plus d'infos ici.
• Pour un petit nombre de participants, utilisez la fonction "Bulk" - nous expliquons son fonctionnement ici :

Pour cela, sélectionnez Pools et ouvrez votre pool d'événements comme dans 3-1. 

4-1 Marquez tous les participants en utilisant la case à cocher ☑️ avant le nom. Une fois que vous avez sélectionné plusieurs personnes, cliquez sur Actions - Ajouter des balises à la sélection. Choisissez ensuite le tag que vous venez de créer. 

5. Envoyer un suivi - Que se passe-t-il ensuite ?

5-1 Utilisez toutes les informations que vous avez pu obtenir sur les talents pendant l'événement : prenez des notes, définissez des rappels (Plus d'informations sur les rappels ici) ou modifier les champs du profil du talent afin que les informations ne se perdent pas.
 

Envoyez un message de suivi de la campagne :

Pour ce faire, ouvrez Campagnes de talents - Créer une campagne

5-2 Donnez à votre campagne un nom significatif.

Là encore, vous pouvez envoyer différentes campagnes en les filtrant en fonction du public cible. Par exemple, si vous souhaitez également envoyer une campagne de suivi aux personnes qui ne se présentent pas, veuillez noter que vous devez en tenir compte lorsque vous donnez un nom à la campagne. 

5-3 Dans notre cas, nous avons défini des filtres pour les talents qui se sont inscrits à l'événement (filtre de pool) et qui y ont participé (filtre d'étiquettes).

5-4 Personnalisez le texte de la campagne. 

N'oubliez pas ces éléments dans votre courriel de suivi :

Vous voulez obtenir plus d'informations sur les participants à un événement dans votre campagne de suivi ? C'est très facile avec les formulaires de suivi combinés à une campagne de talents ! Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans cet article.