Réduisez votre charge de travail manuelle quotidienne grâce aux automatismes. Divers déclencheurs, filtres et actions peuvent vous faciliter la vie. Définissez vos propres règles directement dans notre système CRM.
Dans cet article, nous expliquons comment les règles/automations CRM fonctionnent et comment vous pouvez les créer et les gérer.
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Cette fonction ne concerne que les utilisateurs de notre module Relations Candidats. De plus, les automatisations ne peuvent être créées et gérées que par des utilisateurs ayant des droits d'administrateur ou de super recruteur.
Les automatisations couvrent désormais l'ensemble du cycle de vie des candidatures, depuis les conditions de création d'un profil de talent et le consentement à la protection des données, jusqu'au remplissage d'un formulaire et aux modifications du profil de talent et du statut de la candidature, qui sont nécessaires pour mener à bien le processus d'embauche.
Des actions sont désormais disponibles pour les changements de statut des candidatures et des candidats, et un profil de talent peut désormais se voir attribuer plusieurs balises et être affecté à plusieurs viviers de talents - et recevoir automatiquement une demande de consentement à la protection des données lorsqu'une certaine condition est remplie.
- Qu'est-ce qu'une automatisation et où puis-je la gérer dans le système ?
- Déclencheurs
- Filtres
- Actions
- Que faut-il prendre en compte ? Contraintes possibles
- Automatiser la première demande de consentement GDPR
- Ajouter une option de durée au déclencheur de changement de statut
Qu'est-ce qu'une automatisation et où puis-je la gérer dans le système ?
Les automatisations facilitent votre travail quotidien en tant que recruteur en réduisant vos flux de travail manuels. Ainsi, vous pouvez gagner beaucoup de temps que vous auriez normalement dû consacrer à leur traitement manuel.
Pour configurer de nouvelles règles ou gérer les règles existantes, cliquez sur :
Paramètres ⚙️ > Automatisation > Gérer les règles > Créer une règle
Déclencheurs (conditions)
Pour déterminer les actions qui doivent être exécutées automatiquement par le système, vous devez d'abord sélectionner un déclencheur (condition).
Le système peut suivre certaines modifications apportées aux profils des talents et déclencher une action de suivi.
Les déclencheurs (conditions) qui peuvent être sélectionnés dans notre système CRM :
- Un profil de talent est créé
- Le consentement à la protection des données est donné pour la première fois
- Le statut du talent suivant est défini
- Le statut de la demande est modifié en
- Un formulaire de talent a été rempli
Exemples de déclencheurs (conditions) :
1 - Profil de talent créé :
Vous pouvez sélectionner le déclencheur "Si un profil de talent est créé". Il peut s'agir d'un indicateur très général, c'est pourquoi au point 2 (Filtre) vous devez également préciser quels profils de talents (candidats) sont concernés par cette automatisation, en définissant les caractéristiques que ce candidat doit avoir pour que l'action soit déclenchée.
La deuxième étape (filtrage) est obligatoire pour ce déclencheur.
2 - Le consentement à la protection des données est délivré pour la première fois :
En raison des dispositions du GDPR, vous êtes limité dans les actions que vous pouvez effectuer sans avoir le consentement explicite du candidat. Dans certains cas, cela peut rendre le premier déclencheur de nos automatisations (Lorsqu'un profil de talent est créé) impraticable.
Nous proposons également un deuxième déclencheur " Si le consentement est donné pour la 1ère fois ", avec lequel vous pouvez créer des règles beaucoup plus efficaces.
Pour ce déclencheur également, la deuxième étape (filtrage) est obligatoire.
3 - Statut de candidat :
Vous pouvez également configurer une règle d'automatisation qui sera déclenchée en cas de modification du statut du candidat.
En sélectionnant "Si le statut suivant du candidat est défini" comme déclencheur à l'étape 1, vous devez également préciser le statut du talent dont vous avez besoin. Vous pouvez le faire dans le menu déroulant (ci-dessous, à droite) sous > "Sélectionner le statut du talent". Les statuts de talent que vous avez créés peuvent être sélectionnés ici.
4 - Statut du demandeur :
Vous pouvez également créer une règle d'automatisation qui se déclenche lorsqu'un statut de demande est modifié.
En sélectionnant "Lorsque le statut de la demande est modifié en" comme déclencheur à l'étape 1, vous devez également indiquer le statut de la demande dont vous avez besoin. Vous pouvez le faire à partir de la liste déroulante qui apparaît directement sous > "Sélectionner le statut de l'application".
Ici, vous pouvez choisir entre les 3 statuts classiques, ou d'autres que vous avez ajoutés.
-
- Ouvrir
- Engagé
- Rejeté
5 - Forme de talent :
Vous devez sélectionner le déclencheur "Le formulaire de talent a été rempli" et ensuite spécifier le formulaire souhaité dans le menu déroulant > " Sélectionner le formulaire ".
💡Il s'agit d'une fonctionnalité intéressante lorsque vous travaillez avec des formulaires d'inscription à des événements ou des formulaires de mise à jour de profil.
6 - Champ Date :
Le champ de date vous permet d'automatiser une tâche sur la base d'un champ de date standard ou personnalisé dans votre profil de talent.
Après avoir sélectionné le champ de date comme déclencheur, il vous est demandé de sélectionner l'un des champs de date que vous avez configuré comme champ de talent.
Une case à cocher vous permet de choisir si cette automatisation doit être déclenchée chaque année.
La dernière étape consiste à définir QUAND l'action doit être déclenchée. Vous avez le choix entre plusieurs options.
Filtres
Utilisez les filtres pour déterminer quels candidats sont concernés par les déclencheurs. Pour cela, vous pouvez sélectionner tous les champs de talent et les statuts.
Vous pouvez sélectionner plusieurs filtres afin de restreindre encore davantage le public cible.
| Les filtres sont facultatifs. Sauf pour l'option de déclenchement "Profil de talent créé" et "Le consentement est donné pour la 1ère fois" où un filtre est obligatoire. |
Actions
Le travail que notre système effectue pour vous peut être sélectionné à la troisième étape (Actions).
- Ajoutez le talent à la base de données et, dans la deuxième étape, précisez de quelle base de données il s'agit.
- ou envoyé une notification à un recruteur concernant une modification apportée au profil du talent. Là encore, à l'étape suivante, vous pouvez préciser quel recruteur doit être informé.
- Vous souhaitez contacter des candidats spécifiques et envoyer une campagne de Talent ? Tout d'abord, sélectionnez l'une des campagnes de talents que vous avez précédemment créées et qui doit être envoyée aux candidats.
| ⚠️ L'utilisation de l'automatisation dans l'envoi des campagnes de recrutement de talents peut affecter un grand nombre de profils de talents dans le système. |
Une méthode éprouvée consiste à toujours sélectionner les bons filtres afin de limiter les destinataires à ceux que vous voulez vraiment atteindre.
Un bon exemple :
> Nous utilisons des filtres pour limiter le nombre de destinataires
Un exemple risqué :
> Nous ne définissons aucun filtre afin que cette campagne puisse atteindre un grand nombre de candidats.
- Utilisez l'automatisation pour modifier le statut des candidats qui répondent à certains critères (déclencheur, filtre). Vous décidez du statut du nouveau talent qui doit être utilisé dans la liste déroulante suivante.
- Attribuez des balises spécifiques à de nombreux profils de talents (candidats) à la fois pour faciliter leur recherche ultérieure dans la vue d'ensemble et pour déterminer le public cible des campagnes. Sélectionnez la balise appropriée parmi celles qui existent ou créez votre propre balise pour cette automatisation (en fonction des paramètres de la gestion des balises).
Que faut-il prendre en compte ? Contraintes possibles
| ⚠️ Vous devez activer la règle en activant l'interrupteur à bascule, soit à l'étape finale de la création de la règle, soit dans le tableau où toutes les règles sont répertoriées. |
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⚠️ Les profils de talents qui répondent déjà aux critères d'automatisation au moment de l'activation ne seront pas inclus dans ce processus. Les profils de talents ne sont inclus qu'après une modification qui déclenche une automatisation. |
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⚠️Les automatismes sont exécutés dans le système avec un léger décalage dans le temps. |
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⛔️Veuillez faire attention aux automatismes qui ont été activés et au fait que différentes règles peuvent s'annuler mutuellement ! |
Automatiser la première demande de consentement GDPR
Lors de la création d'une nouvelle règle d'automatisation, vous pouvez sélectionner le filtre : "envoyer un e-mail de consentement" lorsque le déclencheur "un talent est créé" a été choisi.
Cette option réduit considérablement le temps consacré à l'envoi manuel de demandes de consentement aux talents, notamment dans le cas de l'importation de talents, mais elle ne fonctionne qu'avec les talents qui ont une adresse électronique enregistrée dans leur profil de talent.
Ajouter une option de durée au déclencheur de changement de statut
Si un statut spécifique n'a pas été modifié au cours d'une certaine période, une option d'intervalle de temps peut déclencher une mise à jour du statut ou un e-mail automatique. Cette option peut être utilisée pour informer un recruteur qu'il doit prendre des mesures à l'égard d'un talent dont le statut n'a pas été mis à jour ou pour envoyer un courriel de rejet à un talent après un certain temps.
Par exemple : Si une demande de talent a été rejetée, vous pouvez maintenant ajouter un déclencheur temporisé pour que le courriel de rejet soit envoyé après un laps de temps spécifique, au lieu d'un déclencheur à la place, où le courriel serait envoyé après le changement de statut.
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