DSGVO: Automatisiertes Einwilligungsmanagement in CRM

Antoine
Antoine
  • Aktualisiert
  • Rechtliche Zustimmung automatisiert anfordern
  • Anfragen zur Erneuerung der Zustimmung automatisiert senden
  • Automatisierte Warn-E-Mails vor dem Löschen eines Talentprofils
  • Steuern der automatischen Löschung von Talenten, deren Zustimmung abgelaufen ist

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Achtung
Die zweite Erinnerungs-E-Mail (2.) muss innerhalb / vor der eingestellten Frist für die automatische Löschung (7) liegen und darf mit dieser nicht übereinstimmen. 
Warum? Wenn beide Einstellungen auf z.B. 14 Tage konfiguriert wurden, heben sie sich gegenseitig auf und die Talente können nicht datenschutzkonform nach Ablauf der Frist gelöscht werden. 
Beispiel für eine funktionierende Einstellung:
Löschungsfrist (7) = 30 Tage 
Erinnerungsmail (2) wird nach 7 oder 14 Tagen versendet.

Vorbereitung und Aktivieren des automatisierten Einwilligungsmanagements

Sobald die Funktion in den Einstellungen aktiviert ist, müssen Sie alle Automatisierungsprozesse einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Talente immer eine aktive Zustimmung haben.

Dazu wählen Sie Einstellungen > CRM > Zustimmungsmanagement

1 - Legen Sie den rechtlichen Text fest, den die Talente akzeptieren oder ablehnen müssen

Sie können den Einwilligungstext anpassen, den die Talente beim Anmelden im System akzeptieren oder ablehnen müssen. Dies ist der gleiche Text, den sie akzeptieren oder ablehnen müssen, um ihre Zustimmung zu erneuern und im System bleiben zu können.

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2 - Einstellen des E-Mail-Textes für die Einwilligungsanfrage 

 

Sie können den Text der E-Mail, die automatisch an die Talente gesendet wird, um deren Zustimmung zu erbitten, anpassen

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🔔 Sie können auch eine zweite, automatisierte E-Mail mit der Bitte um Zustimmung aktivieren und an die Talente senden, die auf Ihre erste Nachricht nicht geantwortet haben, aber diese Aktion muss von Ihrer Rechtsabteilung genehmigt werden. 

Erinnerung.webp3 - Legen Sie die Geltungsdauer der Zustimmung fest

Die DSGVO-Einwilligung hat normalerweise ein Ablaufdatum, nach dem diese nicht mehr gültig ist. In diesem Fall müssen die Talente ihre Zustimmung regelmäßig erneuern (z. B. alle 12 Monate), damit sie weiterhin legal im System gespeichert werden können.

In unserer Plattform können Sie festlegen, wie lange die Einwilligung eines Talents gültig sein soll. Sobald sie abläuft (und nicht erneuert wurde), können die Talente automatisch aus dem System entfernt werden.

Gu_ltigkeitszeitraum.webp4 - Aktivieren Sie die automatische Löschung, wenn die Zustimmung nicht vorliegt.

Wenn ein Talent zum ersten Mal in Ihr System gelangt und Sie eine Einwilligungsanfrage senden, kann einige Zeit vergehen, bis die Talente antworten.

Diese Talente dürfen nur für eine begrenzte Zeit in Ihrem System verbleiben, um auf eine Antwort zu warten. Nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Talente zu löschen.

Um sicherzustellen, dass Sie immer auf der sicheren Seite sind, können Sie eine Frist festlegen, innerhalb derer die Talente ihre Zustimmung geben können, und Sie können die automatische Löschung für diejenigen Talente aktivieren, die die Frist verpassen, ohne ihre Zustimmung zu geben.

Automatische_Lo_schung_.webp5 - Aktivieren Sie die automatische Erneuerungsanfrage.

Sie können sicherstellen, dass Talente ihre Zustimmung regelmäßig erneuern, indem Sie die automatische Erneuerungsanfrage aktivieren. Auf der Grundlage des Ablaufdatums der Zustimmung können Sie angeben, wie lange vor der geplanten Erneuerung der Zustimmung die Talente automatisch aufgefordert werden sollen, diese zu erneuern.

  • Sie müssen einen Zeitpunkt festlegen (Beispiel: Anfrage 30 Tage vor Ablauf der Zustimmung senden)
  • Sie müssen den Text der E-Mail festlegen, die an die Talente gesendet wird, die ihre Zustimmung erneuern müssen.

Automatische_Erneuerung.webp6 - Aktivieren Sie die letzte Warn-E-Mail vor der automatischen Löschung

Es kann vorkommen, dass die Verlängerungsanfrage (4) von einigen Talenten unbemerkt bleibt. Sie können eine automatische Warn-E-Mail einrichten, um die Talente darüber zu informieren, dass sie bald gelöscht werden, weil ihre Zustimmung bald abläuft und sie sie noch nicht erneuert haben.

  • Sie müssen einen Zeitpunkt festlegen (Beispiel: Senden einer Warn-E-Mail 7 Tage vor der Löschung des Talents)
  • Sie müssen den Text der E-Mail mit der Löschungswarnung einrichten 

Hinweis: Diese E-Mail wird nur an die Talente verschickt, die die Verlängerungsanfrage erhalten und noch nicht darauf reagiert haben.

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7 — Aktiviere die Automatische Löschung von Talent-Profilen ,wenn die Einwilligung abläuft, abgelehnt oder zurückgezogen wird

Talente können automatisch gelöscht werden, wenn ihre Zustimmung abläuft. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie immer DSGVO-konform sind und keine weiteren Probleme auftreten.

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