Ein Talent in Ihrem CRM löschen

Talentdaten dürfen aufgrund der DSGVO nur mit Zustimmung des Talents für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem CRM gespeichert werden. Ist die Einwilligung abgelaufen oder das Talent bittet früher darum, müssen die Talent-Daten gelöscht werden.

Was Sie in diesem Artikel finden können

1. Grundsätze der Datenlöschung 
2. Manuelles Löschen von Talenten
3. Löschen als „Bulk-Action"
4. Automatisches Löschen von Talenten mit der DSGVO-Automatisierungsfunktion 

1. Grundsätze der Datenlöschung 

Die sog. weiche Löschung von Talenten bringt einige Vorteile mit sich, insbesondere bei der Betrachtung von historischen Kennzahlen ("Wie viele Talente haben wir kontaktiert?"), da diese weiterhin von hoher Interesse sind, unabhängig davon, ob der Talent gelöscht wurde. Jedoch ist es wichtig, zu verstehen, dass jede Art von personenbezogenen Daten entfernt werden, um dem geltenden Datenschutz Gesetz zu entsprechen. Was letztendlich übrig bleibt, ist eine Hülle der Talentdaten, welche Informationen wie die entsprechende ID, vorherige Pool Zuweisungen und mehr beinhaltet.

⛔️ Daten, die gelöscht werden:

• Daten, die in entsprechenden Talentfelder gespeichert sind (Telefonnummer, aktueller Arbeitgeber, URL des sozialen Profils usw.)
• Das Bild des Talentprofils
• Jede Art von Datei, die in das Talentprofil hochgeladen wurde, einschließlich Lebensläufen und der geparsten Version des Lebenslaufs.
• Von Recruitern oder Hiring Managern erstellte Notizen
• Erinnerungen, die für das Talent festgelegt wurden
• Jede E-Mail, die aus einem persönlichen Posteingang synchronisiert wurde und der E-Mail-Adresse des Talents entspricht
• Informationen über das Talent, die über die Integration an das ATS gesendet wurden und jede Art von Anhang, welche mit dem Talent gesendet wurde. Dazu gehören auch Bewerbungen, die vom Recruiter in Talentry erstellt wurden
• Jede sogenannte externe ID, die Talentry zur Identifizierung des Talents in einem anderen System des Kunden, wie z.B. einem ATS, gespeichert hat.
• Kommentare, die von einem/ einer Empfehler/in gemacht wurden

✅ Daten, die wir für künftige Analysen behalten:

• Talentstatus
• Zustimmungsstatus (Zustimmung erteilt, beantragt, abgelaufen usw.)
• Datum und Uhrzeit der Erstellung des Profils
• Datum und Uhrzeit der letzten Bearbeitung der Daten des Profils
• Datum und Uhrzeit der Löschung des Profils
• Pool-Zuweisung des Talents
• Dem Talent zugewiesene Tags
• Quelle, aus der das Talent erstellt wurde (Import, manuell, Browser-Erweiterung, Talentformulare, etc.)
• Jobs, die dem Talent zugewiesen wurden
• Bewerbungen, die an das ATS gesendet wurden
• Die Historie der Talentstatus, die das Talent durchlaufen hat
• Die Historie der Zustimmungsstatus, die das Talent durchlaufen hat
• Das Aktivitätsprotokoll des Talents, jedoch ohne detaillierte Informationen
  Statistiken für Talentkampagnen (Öffnungen, Klicks)
  

2. Manuelles Löschen von Talenten  

Als CRM-Benutzer haben Sie immer die Möglichkeit, ein Talent bei Bedarf manuell zu löschen. Wie tun Sie das?

• Klicken Sie auf das Profil des Talents, das Sie löschen möchten
• Prüfen Sie, welche Aktionen sich hinter dem Aktionsbutton verbergen 
• Wählen Sie die Aktion zum Löschen des Talents 

Das manuelle Löschen einzelner Talente ist auch in der Übersicht der Talente-Liste möglich

Gehen Sie zu der Zeile des Talents, das Sie löschen möchten, und navigieren Sie zur rechten Listenspalte. Klicken Sie auf die 3 Punkte "...", um die am Talent möglichen Aktionen einzusehen Wählen Sie "Löschen"

3. Löschen als „Bulk-Action"

Wenn Sie mehr als ein Talent gleichzeitig löschen möchten, können Sie einfach die Bulk-Action nutzen.

• Gehen Sie auf eine Talentliste - entweder die Gesamttalentliste oder innerhalb eines Pools
• Markieren Sie alle Talente, die Sie löschen möchten, indem Sie das Kontrollkästchen in der Spalte ganz links anklicken ☑️.
• Klicken Sie oben in der Talentliste auf die Schaltfläche „Aktionen" und wählen Sie die Option: Ausgewählte Talente löschen

4. Automatisches Löschen von Talenten

Um die Speicherung der Talentdaten DSGVO-konform zu gestalten, haben wir ein automatisiertes Einwilligungsmanagement implementiert, welches das automatische Löschen bei Ablauf/Verweigerung oder Widerruf der Einwilligung ermöglicht. 

• Gehen Sie zu Ihren Recruiter-Einstellungen
• Unter den CRM-Einstellungen finden Sie die Registerkarte Einwilligungsmanagement
• Die letzte Einstellung 7 ist das automatische Löschen von Talentprofilen. Stellen Sie sicher, dass sie aktiviert ist und alle oben genannten Einstellungen vorgenommen wurden. 

❗️Die Automatisierung läuft im Hintergrund und die Daten werden sofort und unwiderruflich gelöscht, sobald die Rechtsgrundlage für die Speicherung und Verarbeitung nicht mehr gegeben ist.