Wie kann ich eine Liste von Talenten importieren und DSGVO-Informationen hinterlegen?

Antoine
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Um Sie bei der Einrichtung Ihres CRM-Systems zu unterstützen, haben wir die Importfunktion implementiert. Diese Funktion ermöglicht es Administratoren (nicht Recruitern), Talente über eine Excel-Datei direkt in ihre Talentliste hochzuladen und zu importieren. Neu ist, dass Sie ab sofort auch bereits von Talenten gegebene Einwilligungen in Talentry hinterlegen können. Somit können Sie diese neu hochgeladenen Kontakte sofort auch als E-Mail- und Kampagnen-Empfänger auswählen. Ideal für den Import eines bereits vorhandenen Newsletter-Verteilers.

Der Schritt-für-Schritt-Assistent leitet Sie durch die Arbeitsschritte:

Sie befinden sich in der Recruiter-Ansicht unter dem Reiter Talente. Rechts oben finden Sie ein Dropdown-Menü "Mehr". Wählen Sie hier "Talente importieren".

Derzeit ist der Import auf maximal 300 Talente auf einmal beschränkt. 

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Schritt 1 - Excel hochladen

Laden Sie die Beispieldatei herunter. Nach dem Ausfüllen/Befüllen der Exceldatei mit Ihrem Daten müssen Sie diese nur noch per Drag & Drop in das gewünschte Feld ziehen.

Bitte löschen Sie keine Spalten, sondern lassen Sie die entsprechenden Zellen leer sollte Ihnen die Information nicht vorliegen. Mindestens folgende Angaben müssen zu einem Talent vorliegen: Vorname, Nachname, Status & bevorzugte Sprache (z.B. "en" für Englisch oder "de" für Deutsch)

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Unbedingt erforderliche Spalten sind: Vorname, Nachname und die bevorzugte Sprache. Sonstige Spalten sind optional.

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Das Importieren von Werten in ein Mehrfachauswahlfeld kann durch das Trennen mit einem Semikolon erfolgen.

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Schritt 2 - Eigenschaften zuweisen

Im nächsten Schritt kann der Adminstrator den Talenten verschiedene Eigenschaften zuweisen. Er kann sie Pools zuweisen oder allen hochgeladenen Talenten Tags hinzufügen.

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Schritt 3 - Prüfen, hochladen und DSGVO-Freigabe hinterlegen

In diesem Schritt erhält der Administrator eine Übersicht über alle Talente, die importiert werden sollen. Hier werden auch alle Fehler angezeigt, die in der Excel-Datei gefunden wurden. Der Administrator kann eine Excel-Datei herunterladen, die alle Talente mit Fehlern enthält, den Prozess einfach fortsetzen. Die fehlerhafte Liste können Sie im Anschluss bearbeiten und erneut wie beschrieben hochladen.

Bei bereits vorhandenen Talenten können Sie veraltete Daten mit neuen überschreiben, falls Sie eine Aktualisierung wünschen. Es ist aber auch möglich, die bestehenden Datensätze unangetastet zu lassen.

In diesem letzten Schritt können auch Administratoren (nicht Recruiter) auch die DSGVO-Einwilligung von Talenten hinterlegen und die Talente entsperren, d.h. für den Kontakt per E-Mail freigeben. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall verpflichtet sind, die Einwilligung für jede einzelne Person außerhalb Ihres Talentry-CRM zu hinterlegen und zu dokumentieren.

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Sollten Ihre importierten Talente unterschiedliche bzw. abweichende Einwilligungs-Ablaufdaten haben, unterstützt Sie gerne ihr zuständiger Customer Success Manager oder unser Support Team.

Letzter Schritt

Die Talente werden nun hochgeladen und sind in der Talentliste nach kurzer Zeit verfügbar. Sollten es doch mal mehr Talente sein, dann kann der Adminstrator seinen anderen Aufgaben nachgehen, denn der Upload läuft im Hintergrund weiter. 

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Ihr persönlicher Ansprechpartner steht Ihnen für den Erst-Upload gerne zur Verfügung. Allgemeinen Support finden Sie über support@talentry.com 

 

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