100% DSGVO konform durch CRM

Antoine
Antoine
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Bewerbungsprozess und das Sammeln von Daten DSGVO konform gestalten. Wie genau? Welchen Status können Talente bekommen? Das sehen Sie im folgenden Artikel.

Lebenszyklus Stufen

 

Die folgenden Erklärungen geben eine detaillierte Beschreibung von unserem Update:

DSGVO Einverständniserklärungszyklus 

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Angefragt

Die Einverständniserklärung wurde an ein Talent gesendet. Dies kann die erste Anfrage nach einer Bestätigung sein, aber auch eine Erneuerung der bereits bestehenden Erklärung. Solange es keine aktive Bestätigung gibt, ist das Talent in der Datenbank blockiert, bis die Anfrage bestätigt wurde. Ein Recruiter kann keine weiteren Anfragen über eine Bestätigung per Email senden, wenn bereits eine Anfrage verschickt wurde-dadurch wird Spam vermieden. 

Sobald das Talent die Anfrage angenommen / abgelehnt hat, wird der Status entsprechend geändert.

Der Status wird erst auf "requested" geändert, wenn auch wirklich ein Einwilligungslink kopiert und nicht nur generiert wurde. Wenn nicht auf die Anfrage reagiert wurde, behalten sie den Status "angefragt".

 

Akzeptiert

Ein Talent hat die Anfrage die versendet wurde akzeptiert. Die Blockierung des Talents wird daraufhin in der Datenbank aufgehoben und seine/ihre Daten können in CRM genutzt werden. 

 

Abgelehnt

Gesetzlich vorgeschrieben muss es auch die Möglichkeit geben die Anfrage abzulehnen. Wenn ein Talent die Anfrage ablehnt bleibt er in der Datenbank blockiert. 

Das Talent muss, um diesen Status zu erhalten, aktiv die Anfrage ablehnen. 

 

Abgelaufen

Die Anfrage nach einem Einverständnis zur DSGVO ist immer verbunden mit einer gewisse Laufzeit. Diese Laufzeit kann angepasst werden (siehe unten). Wenn das Einverständnis ausläuft, ist das Talent wieder blockiert und seine/ihre Daten nicht einsehbar. 

 

Widerrufen

Gesetzlich ist es zudem vorgeschrieben, dass das abgegebene Einverständnis jederzeit widerrufen werden kann. Wenn das Talent das Einverständnis widerruft, wird er/sie blockiert und seine/ihre Daten sind nicht mehr einsehbar.

Widerrufen bedeutet, dass das Talent die Anfrage zuvor akzeptiert hat, aber es anschließend erneut aktiv auf die Seite klickte und "abgelehnt" hat.

Anpassung Einverständniserklärungstext

Das Einverständnis spielt eine wichtige Rolle im Talentry System. Für jeden einzelnen Kontakt kann ein Verlauf aufgerufen werden, indem man feststellen kann zu welcher Zeit, welche Einverständniserklärung akzeptiert wurde. Talentry stellt außerdem bewährte Praktiken und vorgefertigte Texte für Einverständniserklärungen zu Verfügung, welche die Ansprüche der DSGVO Norm erfüllen. Falls nötig können diese dennoch angepasst werden. 

Um diese anzupassen müssen Sie:

  • Den Reiter "Einstellungen" öffnen
  • Den Punkt öffnen mit dem Namen  "Consent Management (Einwilligungsmanagement)
  • Klicken Sie auf Einwilligung bearbeiten
  • Bearbeiten, Erneuern oder Löschen Sie den Text den das Talent bestätigen muss 
  • Sie können den Text in jede Sprache ändern, welche für Ihren Tenant freigeschalten wurde 
  • Sie können eine Laufzeit für den Ablauf Ihrer Einwilligung einstellen  6, 12 und 24 Monate

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E-Mail

Talentry gibt Ihnen die Möglichkeit die Einwilligungserklärungen per Email zu schicken. Da dies ein wichtiges und persönliches Thema ist machen wir es Ihnen möglich, die Anfrage möglichst individuell zu gestalten. Unter dem Reiter "Einstellungen" und "Consent Management" können Sie Ihre Einwilligungserklärung, welche per Mail gesendet werden soll updaten, verändern und auch löschen.

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Merge tags

Um Ihre Email möglichst persönlich zu gestalten bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sogenannte "Merge tags" zu verwenden. Dies sind Platzhalter, welche bei der Sendung der Email den eigentlichen Inhalt senden.   

{{ Vorname }} - Fügt den Vornamen des Talents ein, bevor die Email gesendet wird

{{ Nachname }} - Fügt den Nachnamen des Talents ein, bevor die Email gesendet wird

{{ Einwilligungslink }} - Fügt den Link zur Einwilligungserklärung ein, bevor die Email gesendet wird.

Website für Datenschutz Bestimmungen für Ihre Talente

Sie als Kunde sollten Ihre eigenen Datenschutzbestimmungen bereitstellen oder Sie durch unsere zur Verfügung gestellten Vorlagen erstellen. Die Talentry CRM Datenschutzbestimmungen können auf einer zugeordneten Website mit einem individuellen Link. 

Talente können den Link einfach und direkt anklicken und Ihre Einwilligung bestätigen, während sie ihre Emails lesen. Im unteren Teil der Email ist der Link immer verfügbar, um auch bei Fragen in Gesprächen mit den Talenten darauf verweisen zu können. 

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Blockierte Talente

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Um die rechtlichen Richtlinien einzuhalten und das Verarbeiten von Daten zu beschränken, sind Kontakte im System geblockt, solange keine gültige Einwilligungserklärung besteht.

Die folgenden Richtlinien gelten für geblockte Kontakte:

  • Bei geblockten Kontakten ist nur ein minimales Datenset im System sichtbar (Name und Email-Adresse) 
  • Blockierte Kontakte sind von bestimmten Aktivitäten ausgeschlossen, welche den Umgang mit den Profildaten, sowie vom Recruiter hinzugefügte Daten, der Kontakte beinhalten. Vor allem erhalten blockierte Kontakte keine Kampagneninfos. 
  • Die Blockierung der Kontakte wird aufgehoben, sobald eine gültige Einwilligungserklärung gegeben wurde. 
  • Kontakte können von Superrecruitern manuell auf nicht blockiert geändert werden- Dies ist ein offensichtlicher Verstoß gegen die DSGVO Rechte und sollte mit angemessener Sorgfalt behandelt werden. 

Einwilligung erhalten

Möglichkeit 1: Recruiter fügt einen Kontakt manuell hinzu

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Recruiter können Kontakte manuell dem Talentry system hinzufügen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, aus welchen der Recruiter auswählen kann, um die Einwilligungserklärung zu gewährleisten. 

  • Der Recruiter versichert, dass eine Zustimmung zum bestehenden Einwilligungstext bereits erteilt wurde. In diesem Fall ist der Kontakt nicht blockiert und alle Inhalte können eingesehen werden.
  • Senden Sie eine DSGVO Email mit dem personalisierten Link. In diesem Fall wird der Kontakt blockiert, nachdem er erstellt wurde. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn eine gültige Emailadresse in den Daten eingegeben wurde.
  • Erzeugen Sie einen personalisierten Einwilligungslink nach der Erstellung des Talents, um ihm diesen mit jeder beliebigen Kommunikationsmethode zukommen zu lassen. In diesem Fall wird das Talent sofort nach der Erstellung blockiert. 

Möglichkeit 2: Einen Kontakt über die Browsererweiterung ("Talentry Sourcer") übertragen 

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Ein Recruiter kann seine Browser Erweiterung "Talentry Sourcer" nutzen, um ein Profil mit einem Klick in das Talentry CRM zu übertragen. Dies funktioniert bei Netzwerken wie LinkedIn, XING oder StackOverflow. Dies geschieht typischerweise, sobald ein Kandidat nach einem Gespräch Interesse an einem weiteren Kontakt gezeigt hat. 

Wenn ein Kontakt über die Browser Erweiterung übertragen wird, haben Recruiter die gleichen Möglichkeiten wie wenn sie den Kontakt selbst erstellen. 

Möglichkeit 3: Eine Einwilligungsanfrage über das Einwilligungs "Tab" verschicken

Der Einwilligungs "Tab" stellt den aktuellen Status der Einwilligung dar. Im Tab können auch Einwilligungslinks, -Emails, personalisierte Links verschickt oder ein blockiertes Talent durch einen (Super Recruiter) freigegeben werden.

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Möglichkeit 4: Senden Sie eine Einwilligungserklärung direkt von der Talentliste aus

Es gibt sogar eine noch schnellere Variante eine Einwilligungserklärung zu verschicken. In der Talentliste gibt es ein integriertes Menü in dem eine Anfrage verschickt werden kann.

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Möglichkeit 5: Senden Sie eine Massenanfrage an mehrere Talente auf einmal 

Recruiter können das Massenmarkierungsmenü für eine Mehrfachauswahl von Talenten benutzen und diesen dann eine Einwilligungserklärung schicken. Dies ist besonders nützlich, wenn man mehrere Talente eingepflegt hat. Wählen Sie einfach mehrere Talente in der Liste aus und senden Sie eine gemeinsame Einwilligungsemail vom Menü aus. 

Überprüfung der Einwilligung

Falls Sie bereits überprüft worden sind, wissen Sie bereits das ein wichtiger Faktor für 100%tige Einhaltung der DSGVO die Belege für Einverständniserklärungen sind. Rechtlich gesehen, müssen diese Belege für die Talente in der EU gesammelt werden.  

Belege sammeln heißt im Detail:

  • Wissen wer eingewilligt hat
  • Wann die Talente eingewilligt haben
  • Zu was sie zur Zeit der Einwilligung zugestimmt haben
  • Wie sie eingewilligt haben
  • Ob sie der Einwilligungserklärung zugestimmt oder sie abgelehnt haben

Um jeglichen Missverständnissen vorzubeugen bewahren wir die folgenden Daten auf: 

  • Talent Name
  • Einwilligungsdatum
  • wörtliche Einwilligungserklärung der zugestimmt wurde Exact text accepted
  • wörtliche Frage der zugestimmt wurde
  • Datum in der die Einwilligungserklärung abgelaufen ist
  • Status der Einwilligung

Diese Informationen können Sie im Profil jedes Talents unter dem Reiter Einwilligung finden:

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Verfolgen Sie den Einwilligungsstatus in der Talentliste:

Wenn Recruiter eine Talentliste benutzen, um diese einem Talentpool hinzuzufügen ist es für Sie wichtig eine Übersicht über den Einwilligungsstatus der Talente zu haben. 

Hier gibt es zwei spezifische Reiter:

  • Einwilligungsstatus - Mit den Statustypen: No consent - Einwilligung wurde noch nie angefragt; Requested - Einwilligung wurde über einen der möglichen Kanäle verschickt; Accepted - Einwilligung wurde angenommen; Denied - TEinwilligung wurde abgelehnt; Withdrawn - Talent hat die Einwilligung nach einer bestimmten Zeit widerrufen; Expired - Die Einwilligung ist abgelaufen
  • Einwilligungserklärung abgelaufen - zeigt das genaue Datum, wann die Einwilligungserklärung ablaufen wird. Das Feld ist leer, wenn das Datum des Ablaufs nicht gesetzt wurde oder die Einwilligung fehlt. 

Widerrufene oder Abgelehnte Einwilligung 

Rechtlich gesehen muss es dem Talent möglich sein die gegebene Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ferner sollte das Talent auch die Information zur Verfügung stehen, wie die Einwilligung widerrufen werden kann. Das Widerrufen einer Einwilligung sollte dabei ein einfacher Prozess sein. 

Falls die Einwilligung widerrufen wurde kann die Firma/Organisation die Daten nicht mehr verwenden und der Einwilligungsstatus wird auf "widerrufen" gesetzt und das Talent blockiert. Bei der ersten Anfrage einer Einwilligung kann das Talent die Einwilligung ablehnen. Dies gibt eine bessere Übersicht über das Vorhaben des Talents. In diesem Fall wird der Einwilligungsstatus auf "Abgelehnt" gesetzt. 

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Beste Methoden bei der Gestaltung auf einem Blick: 

  • Klare und einfache Sprache, explizite Abgrenzung zur Einwilligungsfrage
  • Es gibt keine Kosten
  • Benötigt keine weiteren Informationen außer der Emailadresse
  • Benötigt keinen Account
  • Das Talent muss nicht auf einen weiteren Link klicken um der Einwilligung zuzustimmen
  • Talent kann denselben Link verwenden, um die Einwilligung zu widerrufen 
  • Der Link kann auch verwendet werden um die Einwilligung erneut zu geben, sollte sie abgelaufen sein, versehentlich abgelehnt oder widerrufen. 

Wir empfehlen die Talente über die Möglichkeit des Widerrufs zu informieren. 

Sie können Ihre Einwilligung zu jeder Zeit über denselben Link widerrufen. Für weitere Informationen zum Thema DSGVO informieren Sie sich bitte erneut in unseren Datenschutzbestimmungen. 

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