CRM: Wie Sie Kandidaten mit großem Potential (2nd Best Kandidaten) verwalten & mit Ihnen in Kontakt bleiben

Es gibt viele Synonyme für die Zielgruppe, um die es in diesem Artikel geht: "Second best"-Kandidaten, Silver Medallists, Hot Talents, High Potentials, und viele mehr. Manchmal sind es aber auch Bewerber, bei denen das Angebot zum falschen Zeitpunkt kommt. Sie möchten diese wertvollen Kandidaten natürlich nicht verlieren, denn Sie haben bereits viele Ressourcen darauf aufgewendet, das Talent zu qualifizieren und wertvolle Informationen gesammelt. Viele davon haben den Bewerbungsprozess bis kurz vor der Einstellung durchlaufen, interessieren sich also auch für Ihr Unternehmen - und Cultural Fit und Qualifikationen passen. 

Kurz und sehr gut: Diese Talente sind perfekt geeignet für Ihr CRM und können Ihnen dabei helfen, künftige Vakanzen schneller zu besetzen.

In nur 5 einfachen Schritten helfen wir Ihnen dabei, den optimalen Prozess für diese Talente finden. 

1. Kandidaten ins CRM aufnehmen

2. Automatisierungen zur Verwaltung der Talente 

3. Mit Talenten in Kontakt bleiben 

4. Talente einer neuen Stelle zuweisen 

5. Bewerbung für das Talent über die Schnittstelle auslösen 

1. Kandidaten ins CRM aufnehmen bzw. überführen 

Um auch nach einem Bewerbungsprozess ein qualifiziertes Talent nicht zu verlieren, müssen die Daten der Personen von Ihrem Bewerbermanagementsystem in Talentry's CRM gelangen. Es gibt verschiedene Optionen, Ihre Kandidaten für die Weiterbearbeitung in das CRM aufzunehmen. Diese haben unterschiedliche Vor- & Nachteile, die sich je nach Fokus für Ihren Prozesse besser eignen. Zusätzlich hängt die Entscheidung eine bestimmte Vorgehensweise davon ab, wie schnell Sie mit Ihrem CRM starten wollen und ob Schnittstellen ggf. zu einem späten Zeitpunkt nachgezogen werden sollen. Es gibt auch die Möglichkeit die verschiedenen Optionen zu kombinieren.

Folgende Optionen bietet Talentry Ihnen:  

1. Manuelles Anlegen von einzelnen Talenten durch den Recruiter 
2. Bulk-Import von Talenten via Excel-Datei
3. Aufnahme der Talente via Talentformular 
4. Schnittstelle für Talent Sync zwischen Talentry CRM & Ihrem BMS*

Option 1: Manuelles Anlegen der Talente durch den Recruiter 

✅ Implementierung: Kein Aufwand 

✅ Hürde für das Talent: Gering (Fokus liegt auf einer einfachen Candidate Journey)

✅ Zusätzliche Talent-Informationen: Recruiter können die vorhandenen Informationen direkt angeben

✅ Talentverwaltung: Sofortige Zuordnung in Pools, zuweisen von Tags, Statusvergabe & das Erstellen von Remindern möglich

✅ /❗ Kandidatenkontrolle: liegt individuell beim Recruiting 

❗DSGVO: muss nach dem Anlegen vom Recruiter manuell ausgelöst werden

❗Zeitaufwand für Recruiter: Manueller Zeitaufwand für den Recruiter 

❗Massentauglich?: Nein, eignet sich für das Anlegen einzelner Talente  

--> Eine Beschreibung, wie Sie Talente manuell anlegen finden Sie in diesem Artikel.

Option 2: Bulk-Import von Talenten via Excel Datei 

✅ Implementierung: Gering (Formulare können z. B. in E-Mail Absage-Templates Ihres BMS eingebunden werden)

❗Hürde für das Talent: Talente müssen Ihre Daten erneut selber eingeben 

✅ Zusätzliche Talentinformationen: entscheiden Sie, wie viele Talentfelder und damit auch Informationen Sie im Formular abfragen möchten

✅ Talentverwaltung: Sofortige Zuordnung in Pools aufgrund des Formulars und Statusvergabe 

✅ DSGVO: erfolgt automatisch mit dem Absenden des Talentformulars

✅ Zeitaufwand für Recruiter:  Im Vergleich zu Option 1 und 2 eine große Zeitersparnis für Recruiter 

✅ Massentauglich: ja! Aufgrund der Link / iFrame Einbettung

❗Verlust von Daten / Talenten: Automatische Filterung der Talente, da nur Interessierte den "Mehraufwand" in Kauf nehmen (ggf. muss mit hohem Talentverlust gerechnet werden)

-> Wie Sie ein Talentformular erstellen, wird in diesem Artikel im Detail erklärt

Bei Talentformularen befindet man sich im Zwiespalt: Wie viel kann den Talenten zugemutet werden und welches sind die Mindestinformationen, die vom Talent benötigt werden für die Weiterbearbeitung? Allgemein sollten nur Informationen abgefragt werden, die auch einen späteren Wiederverwendungswert/-zweck haben und nicht als "Nice to have" zu deklarieren sind.

Option 4: Schnittstelle für Talent-Sync zwischen Talentry CRM & Ihrem BMS*

❗Implementierung: groß (je nach Komplexität des Schnittstellenprojekts)

✅ Hürde für das Talent: keine! Talent wird automatisiert (basierend auf einem Trigger im BMS) im CRM System erstellt 

✅ Zusätzliche Talentinformationen: Keine doppelte Datenpflege nötig 

✅ Talentverwaltung: Je nach Schnittstellenaufbau können die meisten Informationen aus dem BMS in Talentfelder übertragen werden 

❗DSGVO: wird gesondert an das Talent verschickt (Prozess muss manuell angestoßen werden,  bewährt hat sich in der Praxis der Versand 1x die Woche // unsere Produkt-Roadmap sieht eine Automatisierung dieses Prozesses vor)

✅ Zeitaufwand für den Recruiter: Keiner bis geringer manueller Aufwand für den Recruiter

✅ Massentauglich? Ja 

❗Verlust von Daten / Talenten: Auch wenn Talente schon im CRM sind, muss noch die manuelle Einwilligung erfolgen - Verlust von Talenten, die diese nicht geben. 

*ggf. mit zusätzlichen Kosten verbunden - Bei Interesse wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager oder unser Support Team

2. Automatisierung und Reminder zur Verwaltung (optional)

Erstellen Sie Automatisierungen, um Ihre alltägliche Arbeit zu erleichtern. In diesem Fall können zwei Arten von Automatisierungen unterscheiden: Regeln (auch Workflows genannt) und Reminder. 

2.1 Automatisierung über Regeln 

Eine Regel besteht aus drei Teilen: 

• Eine Bedingung, die die Anwendung der Regel auslöst, auch Trigger genannt.
• Ein Filter, also ein Auswahlkriterium für die Talente, auf die diese Regel angewendet werden soll.
• Eine Aktion, die für diese ausgewählten Talente durchgeführt werden soll.

2-1 Trigger auswählen (Wann soll eine Aktion ausgeführt werden?)
In unserem Beispiel wäre das "Wenn ein Talent erstellt wird".

2-2 Filter hinzufügen (Welche Zielgruppe betrifft die Aktion?)

Je nach gewählter Option in Schnitt 1 müssen Filter für die Talente gesetzt werden.

Nun können Sie eine der verschiedenen Aktionen wählen: 

2-3 Zum Pool hinzufügen (Empfohlen bei Option 3 oder Option 4)

2-4 Recruiter benachrichtigen (Empfohlen bei Option 3) 

2-5 Kampagne schicken (Empfohlen bei Option 3 ggf. Option 4) 

Heißen Sie Ihr Talent im Talent Pool Willkommen und zeigen Sie dessen Vorteile auf. Erklären Sie, was durch die Teilnahme am Talent Pool passiert (z. B. Newsletter, Exklusive Einladungen zu Events, Screening der Profile und aktive Ansprache bei einer passenden neuen Vakanz). 

2.2 Automatisierte Reminder: 

Recruiter können für sich selbst oder andere Systemnutzer Reminder direkt im jeweiligen Talentprofil einstellen. Das bietet sich vor allem dann an, wenn ein Talent ein Jobangebot abgelehnt hat,  weil es nicht zum richtigen Zeitpunkt kam. Besonders hilfreich ist diese Vorgehensweise bei Vakanzen, die immer wieder ausgeschrieben werden. Der Reminder erinnert dann daran, z. B. 6 Monate später erneut auf dieses Talent zuzugehen.

3. Mit Talenten in Kontakt bleiben 

Wir unterscheiden hier zwischen 1:1 Kommunikation und Community-Kommunikation. Sicherlich ist es sinnvoll, mit Ihren "High Potential"-Talenten auch via Newsletter oder durch Community-Events in Kontakt zu bleiben. Allerdings empfehlen wir bei diesen Talenten auch einen starken persönlichen Austausch (1:1 Kommunikation). Hier bietet es sich an, die Talente einem spezifischen Recruiter zuzuweisen, z. B. der Person, mit der das Talent bereits in Kontakt war. Arbeiten Sie vermehrt mit Remindern, Notizen, E-Mail-Sync und Automatisierungen, um den Aufwand trotz individueller Ansprache möglichst gering zu halten.

Des Weiteren können Sie die Funktion der Follow-up Formulare nutzen, um Talente, die schon eine längere Zeit in Ihrem Pool sind, nach einem Update ihrer beruflichen Laufbahn, Gehaltsvorstellungen oder Verfügbarkeit zu fragen. Somit wissen Sie immer über den Status Quo der Talente Bescheid und können Sie wieder gezielter für neue Vakanzen kontaktieren. 

Hier sind weiterführende Artikel verlinkt: 

• Bleiben Sie über Talent Kampagnen mit Ihren Talenten in Kontakt
• Talent Profile mit pre-filled Forms updaten
• 1:1 Kommunikation - Verknüpfen Sie Ihre Inbox mit Talentry
  
  

4. Talente einer neuen Stelle zuweisen 

Eine neue Stelle wird ausgeschrieben und im Hinterkopf haben Sie bereits Ihre 2nd Best Kandidaten, die hier unbedingt in den Prozess mit aufgenommen werden sollten?

Dann gibt es hier zwei Zeitpunkte, um das zu tun:

Zeitpunkt 1: Im 1:1 Kontakt mit dem Talent haben Sie einen neuen Job-Fit ermitteln können. Sie können dem Talent nun eine offenen Stelle zuweisen. 

Zeitpunkt 2: Sie screenen zunächst die Profile und weisen die Stelle zu, sobald Sie einen Fit zwischen Profil und Stellenausschreibung sehen. Erst dann treten Sie mit dem Talent in Kontakt. 

-> Tipps und Tricks zu Filtern, Suche & Sortierung der Talentliste finden Sie hier.

5. Bewerbung für das Talent über die Schnittstelle auslösen 

Ist das Talent an der zugewiesen Stelle interessiert, sollten Sie diesen Prozess so einfach wie möglich machen. Im besten Fall setzen Sie die Bewerbung für das Talent ab und senden es damit direkt über die Schnittstelle an Ihr BMS. Alternativ können Sie einen direkten Bewerbungslink an das Talent senden und nur Pflichtangaben abfragen. 

Somit können Sie wie gewohnt den Bewerbungsprozess in Ihrem BMS abbilden. 

OPTIONAL - Talent-Schnittstelle:

Haben Sie eine Integration zwischen Talentry und Ihrem BMS implementiert, geht das mit zwei weiteren Klicks 

1. Klick: An das BMS senden

2. Klick: An das BMS senden

Das Bewerbungsformular muss in den meisten Fällen die Mindest- bzw. Pflichtangaben des BMS erfüllen, ist von Ihnen aber sonst frei konfigurierbar.