CRM: Wie wir bei der Verwaltung & Durchführung von Talent-Community Events unterstützt

Events mit Ihrer Talent-Community sind eine Win-win-Situation, in der Sie Ihre Talente und die Talente das Unternehmen besser kennenlernen können. Oftmals ist das Handling von Teilnehmenden, die Kommunikation und die Nachbereitung des Events eine große Herausforderung. In nur 5 einfachen Schritten unterstützt Sie Talentry dabei.

Folgende Informationen zum Event sollten vorliegen: 

1. Datum, Zeit & Ort 

2. Agenda bzw. 3-4 Stichpunkte zum Thema des Events

3. Definierte Zielgruppe (z. B. Schülerinnen und Schüler, Studierende, Professionals)

Sie haben noch keine Idee für ein Event? Wie wäre es mit: 

In nur wenigen Schritten hilft Ihnen Talentry, Ihr geplantes Event besser und einfach zu managen. Folgen Sie dieser detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitung mit hilfreichen Tipps, Vorlagen und Beispielen. 

Damit wir den Ablauf besser veranschaulichen können, zeigen wir im Folgenden als Beispiel ein fiktives Online-Event für unsere bereits bestehenden Talente im HR-Bereich. 

1. Erstellen Sie ein Registrierungsformular für Ihr Event

Damit sich Talente zu Ihrem Event anmelden können, benötigen Sie ein Registrierungsformular. Möchten Sie verschiedene Zielgruppen für Ihr Event gewinnen und es sind unterschiedliche Informationen erforderlich, kann auch mehr als ein Formular erstellt werden. Zum Beispiel bei der Unterscheidung zwischen Talenten, die bereits im System sind vs. externen Talenten, die Sie noch nicht kennen, aber gerne in Ihren Talentpool aufnehmen möchten. 

Mehr Infos zu Formularen finden sie hier.

💭 In unserem Beispiel benötigen wir nur ein Formular. Gehen Sie wie folgt vor: 

Wählen Sie Einstellungen > CRM > Talent Formular > Formular erstellen

1-1 Geben Sie Ihrem Event einen aussagekräftigen Namen. Dieser ist ist für die interne Wiedererkennung gedacht und ist für Talente nicht sichtbar.

1-2 Wählen Sie nun aus, welche Aktion mit Talenten nach dem Ausfüllen des Formulars durchgeführt werden soll. Für dieses Event erstellen wir einen neuen Pool, damit Sie mit registrierten Talenten auch nötige Informationen teilen können und eine Übersicht über Registrierungen für das Event haben. 

1-3 Wählen Sie jetzt aus, welche Informationen Sie über das Talent in dem Talentformular sammeln möchten.

Vorname, Nachname & E-Mail sind  IMMER Pflichtfelder und können nicht deaktiviert werden. 

1-5 Geben Sie nun den offiziellen Titel Ihres Events ein. Dieser dient als Formulartitel und ist damit auch extern sichtbar. 

Wählen Sie einen aussagekräftigen Titel, welcher in der Talentkommunikation wiederverwendet wird. 

1-6 Nutzen Sie die Beschreibung, um Talente zur Registrierung zu überzeugen. 

2. Talente einladen & generieren

Es gibts verschiedene Möglichkeiten, Ihre Talente für Ihr Event zu gewinnen. Sie können den Link zum Registrierungsformular an verschiedenen Stellen bekannt machen:  

1. Einbinden des Formulars auf Ihrer Karriereseite (via Link oder iFrame) 
2. Link in Social Media Posts hinterlegen 
3. Link als QR-Code erstellen und bei Messen, Hochschulveranstaltungen o. Ä. bereitstellen
4. Link in Ihrem Talent-Newsletter einbinden (via Merge-Tag)
5. Link in eine gezielte Einladung einbinden via Talent-Kampagne

💭 Punkt 5. möchten wir im Folgenden an unserem Beispiel vorstellen:

Dazu wählen Sie Talent-Kampagnen

2-1 Erstellen Sie eine neue Kampagne 

2-2 Geben Sie der Kampagne einen Namen, der sich dem Event zuordnen lässt und deuten Sie auch auf die Einladungen hin. 

2-3 Wählen Sie eine Erstellungsmethode für Ihre Kampagne - In diesem Fall wählen wir die Methode "Vorlage verwenden".

"Event E-Mail" ist eine unserer Kampagnen Vorlagen für Events, die auch Ihnen zur Verfügung steht. Sollten Sie diese nicht finden können, dann melden Sie sich bei unserem Support Team.

Lesen Sie hier mehr zu Kampagnen-Vorlagen.

2-4 Definieren Sie nun die Zielgruppe für Ihr Event. Unser Beispiel-Event ist speziell für HR-Talente, die aktuell auf Jobsuche sind. Deshalb wählen wir diese Filter:

Pool: Bereich_HR

Status: Qualifiziert & Unqualifiziert

Bearbeiten Sie nun den Text Ihrer Kampagne. Verwenden Sie hier die vorbereiteten Information zum Event (z. B. Datum, Zeit & Ort sowie Agenda bzw. 3-4 Stickpunkte) 

2-5  Vergessen Sie nicht die Verlinkung des Registrierungsformulars via Merge-Tag - Link zu einem Talent-Formular. (Der Text für die Verlinkung wird im zweiten Teil des Merge-Tags festgelegt. Im Beispiel: "Hier gehts zur Anmeldung").

ℹ️ Mit der Verlinkung via Merge-Tag stellen wir sicher, dass bereits vorhandene Informationen zu einem im System bestehenden Talent im Formular vorausgefüllt werden. Vorteile: 

1. Das Talent kann seine Informationen selbst updaten.

2. Es ist keine erneute Eingabe von bereits vorhandenen Informationen nötig. 

Mehr zu Merge-Tags finden Sie hier.

2-6 Im letzten Schritt legen Sie nun den Versand der Kampagne (Einladung) fest. Denken Sie auch hier wieder an Ihre Zielgruppe: Wann ist ein guter Zeitpunkt, diese zu erreichen? Nutzen Sie ggf. auch die Funktion "Für später planen", damit Ihre Arbeit noch leichter wird.

 

3. Registrierungen verwalten  

Ihre Talente registrieren sich nun fleißig für das Event. Bestehende Talente werden geupdated oder neue zu Ihrem Talent Pool hinzugefügt. 

Mit Talentry behalten Sie immer den Überblick über Ihre Registrierungen. 

Dazu wählen Sie Pools 

3-1 Öffnen Sie den Pool, um einen Überblick zu erhalten, wie viele Talente das Registrierungsformular bereits ausgefüllt haben und sich einen Überblick über Ihre Teilnehmenden zu verschaffen.

Nutzen Sie die bekannten Filter aus der Talentliste auch in der Pool-Ansicht.

Pools, die automatisiert für ein Talentformular erstellt werden, sind an der schwarzen Farbgebung wieder zu erkennen. Diese können Sie aber auch jederzeit anpassen. 

 🎉 EVENT 🎉

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Poolansicht, um sich Teilnehmerlisten zu exportieren und relevante Informationen für das Event im Überblick zu behalten. 

4. Teilnehmer markieren (optional)

Sie möchten die Informationen der Eventteilnahme auch für die Zukunft filterbar im Talentprofil festhalten? Dann folgen Sie den nächsten Schritten, um die Eventteilnahme im Talent-Profil mit Hilfe von Tags zu markieren.

Wir empfehlen die Nutzung von Tags, da diese einfach Filterbar und via Bulk-Action auch gleich an mehrere Teilnehmende vergeben werden können. 

Öffnen Sie Einstellungen - CRM - Tag-Management und erstellen Sie einen Tag für das Event. Mehr zum Thema Tag-Management finden Sie hier.

Nun haben Sie zwei Optionen, wie der eben erstellte Tag zum richtigen Talent findet:

• Liegt Ihnen eine Excel Liste vor, können Sie diese hochladen und Talente mit einem Tag versehen - Hier mehr Infos.
• Bei einer kleinen Anzahl an Teilnehmenden nutzen Sie die Bulk-Funktion - Den Ablauf erklären wir hier:

Dazu wählen Sie Pools und öffnen Ihren Event-Pool wie in 3-1. 

4-1 Markieren Sie nun alle Teilnehmenden mit einem Klick auf das Kästchen ☑️ vor dem Namen. Sobald Sie mehr als eine Person ausgewählt haben, klicken sie auf Aktionen - Tags zur Auswahl hinzufügen. Wählen Sie nun den eben erstellten Tag aus. 

5. Follow-up versenden - Wie geht es jetzt weiter? 

5-1 Nutzen Sie alle Informationen zu Ihren Talenten, die Sie während des Events gewinnen konnten: Erstellen Sie Notizen, setzen Sie sich Reminder (mehr Infos zu Remindern hier) oder bearbeiten Sie Talentfelder im Talentprofil, damit Infos nicht verloren gehen. 

Senden Sie eine Follow-up Kampagne:

Dazu öffnen Sie Talent-Kampagnen - Kampagne erstellen

5-2 Geben Sie Ihrer Kampagne einen aussagekräftigen Namen.

Auch hier können sie durch das Filtern der Zielgruppen verschiedene Kampagnen versenden. Falls Sie bspw. auch Follow-Up Kampagnen an No-Shows schicken möchten, hier nur der Hinweis, dies in der Namensgebung der Kampagne zu berücksichtigen. 

5-3 Wir setzen in unserem Fall den Filter für Talente, die sich für das Event registriert haben (Pool-Filter) & teilgenommen haben (Tag-Filter)

5-4 Passen Sie den Text der Kampagne an. 

Das sollten Sie in Ihrer Follow-Up Mail nicht vergessen:

Sie möchten in Ihrer Follow-up Kampagne zusätzliche Informationen über die Event-Teilnehmer einholen? Mit Follow-up Forms in Verbindung mit einer Talent-Kampagne geht das ganz einfach! Mehr Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel.