In diesem Artikel erklären wir die Funktionsweise von CRM-Regeln/-Automatisierungen und wie Sie diese erstellen und verwalten können.

Am Ende der Seite haben wir auch noch eine Aufzeichnung vom Webinar "Go with the CRM Flow" - Schaut mal rein. Hier gehts direkt zum Webinar.

Die Automatisierungsregeln decken jetzt den gesamten Lebenszyklus eines Talents ab, angefangen bei den Konditionen für die Erstellung eines Talents und der Datenschutz-Einwilligung, über das Ausfüllen eines Formulars, Versand beziehungsaufbauender Kampagnen bis hin zu den Talent- und Bewerbungsstatus-Änderungen, die für den Abschluss eines Einstellungsprozesses erforderlich sind.
Ab jetzt sind sowohl Aktionen für Änderungen der Bewerbung als auch des Talentstatus verfügbar, außerdem lässt sich ein Talent nun zu mehreren Tags/Pools zuweisen und automatisch die Aufforderung zur Datenschutz-Einwilligung versenden, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.

• Was ist eine Automatisierung und wo kann ich sie im System verwalten?
• Trigger / Bedingungen  
• Wiederkehrende Trigger
• Filters
• Aktionen 
• Was gibt es zu beachten? Mögliche Einschränkungen

• Automatisieren Sie die erste Anfrage der DSGVO-Einwilligung

• Zeitspanne als Auslöser für Statusänderungen einstellen

Was ist eine Automatisierung und wo kann ich sie im System verwalten?

Automatisierungen sorgen für eine Entlastung Ihres Arbeitsalltags als Recruiter, in dem sie Ihnen manuelle Arbeitsschritte abnehmen. Auf diese Weise können Sie viel Zeit sparen, die Sie normalerweise zur manuellen Bewältigung benötigen würden. 

Um neue Regeln zu erstellen oder bestehende Regeln zu verwalten, klicken Sie auf: 


Einstellungen ⚙️ > Automatisierung > Regeln verwalten > Regel erstellen

Trigger / Bedingungen 

Um zu bestimmen welche Aktion automatisch vom System für Sie durchgeführt werden soll, müssen Sie im ersten Schritt eine Bedingung (Trigger) auswählen. 

Hierbei handelt es sich um bestimmte Änderungen an Talentprofilen, die das System nachverfolgen und dadurch eine Folgeaktion auslösen kann. 

Trigger, die in unserem CRM ausgewählt werden können: 

1. ein Talent wird erstellt 
2. die Datenschutz-Einwilligung wird zum 1. Mal erteilt 
3. der folgende Talent-Status wird gesetzt 
4. der Bewerbungsstatus wird geändert zu  
5. ein Talent-Formular wurde ausgefüllt 

Beispiele für Triggers:

1 - Talent erstellt: 
Sie können den Trigger "Wenn ein Talent erstellt wird" auswählen. Dies kann ein sehr allgemeiner Indikator sein, so dass Sie auch angeben müssen, welche Talente von dieser Automatisierung betroffen sein sollen, indem Sie unter Punkt 2 (Filter) die Eigenschaften definieren, die dieses Talent haben muss, um die Aktion auszulösen.

2 - Die Datenschutz-Einwilligung wird zum 1. Mal erteilt:
Aufgrund der DSGVO-Bestimmungen sind Sie eingeschränkt in dem, welche Aktionen Sie an Talenten vornehmen, wenn Sie nicht deren ausdrückliche Zustimmung haben. In einigen Fällen ist also der erste Auslöser unserer Automatisierungen (Wenn Ein Talent erstellt wird) möglicherweise nicht anwendbar. 
Wir bieten auch einen weiteren Trigger " Wenn Die Datenschutz-Einwilligung zum 1. Mal erteilt wird", mit dem Sie wesentlich effektivere Regeln erstellen können.

3 - Talent-Status: 
Sie können auch eine Automatisierungsregel erstellen, die ausgelöst wird, wenn ein Talent-Status geändert wird.
Wenn Sie im ersten Schritt "Wenn der folgende Talent-Status gesetzt wird" als Trigger auswählen, müssen Sie auch angeben, welchen Talent-Status Sie wünschen. Dies können Sie in der sich öffnenden Auswahlliste rechts unten > "Talent-Status auswählen" tun. Hier stehen die von Ihnen angelegten Talent-Status als Auswahl zur Verfügung.

4 - Bewerberstatus:

Sie können auch eine Automatisierungsregel erstellen, die ausgelöst wird, wenn ein Bewerbungsstatus geändert wird.
Wenn Sie in Schritt 1 "Wenn der Bewerbungsstatus geändert wird zu" als Auslöser wählen, müssen Sie auch angeben, welchen Bewerbungsstatus Sie wünschen. Das können Sie in der Dropdown-Liste tun, die sich direkt unter > "Bewerbungsstatus auswählen" öffnet. 
Zur Auswahl stehen Ihnen hier die 3 klassischen Status, oder aber auch von Ihnen zusätzlich hinzugefügte. 

• • Offen 
  • Zusage 
  • Absage 

5 - Talent-Formular:
Ein weiterer Trigger, den Sie wählen können, um eine Automatisierungsregel zu erstellen, ist, wenn ein Talent ein Formular ausfüllt.
Sie müssen als Auslöser "Wenn Talent-Formular ausgefüllt wurde" auswählen und gleich danach im Dropdown-Menü das gewünschte Formular angeben > "Wählt ein Formular".

6 - Datumsfeld:

Das Datumsfeld hilft dabei eine manuelle Aktion zu automatisieren, die auf einem Standard- oder benutzerdefinierten Datumsfeld im Talentprofil basiert. Im ersten Schritt wird das spezifische Datumsfels ausgewählt. 

Über eine Checkbox kann zusätzlich auswählt werden, ob diese Automatisierung jedes Jahr ausgelöst werden soll (Beispiel: Geburtstagsmailing).

Der letzte Schritt besteht darin, festzulegen, WANN die Aktion ausgelöst werden soll. Es gibt hier verschiedene Option. Zum Beispiel, am selben Tag (heute), einen Tag vor dem Datum (Morgen) oder x X Tage davor oder nach dem Datum.

Filters 

Bestimmen Sie durch Filter, welche Talente von den Triggern betroffen sein sollen. Hierzu haben Sie die Auswahl aus all Ihren Talentfeldern und Status auszuwählen. 

Sie können auch mehrere Filter auswählen, um die Zielgruppe immer weiter einzuschränken.

Aktionen 

Die Arbeit, die unser System Ihnen aktuell abnimmt, kann unter dem dritten Schritt, den Aktionen, ausgewählt werden. 

• Fügen Sie das Talent zu einem Pool hinzu und bestimmen Sie im zweiten Schritt genau welcher Pool es sein soll. 
  
  
  
• oder benachrichtigen Sie einen Recruiter zu der von Ihnen durchgeführten Änderung am Talent. Auch hier können Sie im nächsten Schritt genau bestimmen, welcher Recruiter hierüber informiert werden soll. 
  

• Möchten Sie mit bestimmten Talenten inKontakt treten und eine Talent Kampagne verschicken? Wählen Sie eine vorher von Ihnen erstellte Talent Kampagnen-Vorlage aus, die an die Talente versendet werden soll.
  

• Verwenden Sie die Automatisierung, um den Status von Talenten zu ändern, die bestimmte Kriterien (Auslöser, Filter) erfüllen. Sie entscheiden über den neuen Talentstatus, der in der folgenden Dropdown-Liste angewendet werden muss. 
  
  

• Kennzeichnen Sie viele Talente auf einmal mit bestimmten Tags, um sie zu einem späteren Zeitpunkt in der Übersicht leichter zu finden oder auch um so die Zielgruppe für Kampagnen zu bestimmen. Wählen Sie aus den bereits bestehenden Tags den entsprechenden aus oder erstellen Sie (je nach Tag-Management Einstellungen) für diese Automatisierung einen neuen, eigenen Tag. 
  

Was gibt es zu beachten? Mögliche Einschränkungen