- Rechtliche Zustimmung automatisiert anfordern
- Anfragen zur Erneuerung der Zustimmung automatisiert senden
- Automatisierte Warn-E-Mails vor dem Löschen eines Talentprofils
- Steuern der automatischen Löschung von Talenten, deren Zustimmung abgelaufen ist
Achtung!
Die zweite Erinnerungs-E-Mail (2.) muss innerhalb / vor der eingestellten Frist für die automatische Löschung (4.) liegen und darf mit dieser nicht übereinstimmen.
Warum? Wenn beide Einstellungen auf z.B. 14 Tage konfiguriert wurden, heben sie sich gegenseitig auf und die Talente können nicht datenschutzkonform nach Ablauf der Frist gelöscht werden.
Beispiel für eine funktionierende Einstellung:
Löschungsfrist (4) = 30 Tage
Erinnerungsmail (2) wird nach 7 oder 14 Tagen versendet.
Vorbereitung und Aktivieren des automatisierten Einwilligungsmanagements
Sobald die Funktion in den Einstellungen aktiviert ist, müssen Sie alle Automatisierungsprozesse einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Talente immer eine aktive Zustimmung haben.
Dazu wählen Sie Einstellungen > CRM > Zustimmungsmanagement
1.1. Lege den rechtlichen Text fest, den die Talente akzeptieren oder ablehnen müssen
Man kann den Rechtstext anpassen, den Kandidaten bei der Registrierung im System akzeptieren oder ablehnen müssen. Dies ist derselbe Text, den sie akzeptieren oder ablehnen müssen, um ihre Zustimmung zu erneuern und im System zu bleiben.
1.2 — Den E-Mail-Text für die Zustimmungsanfrage festlegen
Man kann den Text der E-Mail anpassen, die automatisch an Personen gesendet wird, die um ihre Zustimmung bitten
2 — Man kann auch eine zweite E-Mail aktivieren, um die Zustimmung anzufordern, und diese an die Personen senden, die nicht auf Ihre erste Nachricht geantwortet haben. Diese Aktion muss jedoch von Ihrer Rechtsabteilung genehmigt werden.
3 — Legen Sie die Ablaufzeit der Einwilligung fest
DSGVO-Einwilligungen haben in der Regel ein Ablaufdatum, nach dem sie nicht mehr gültig sind. In diesem Fall müssen Kandidaten ihre Einwilligung regelmäßig (z. B. alle 12 Monate) erneuern, damit sie rechtlich im System verbleiben können.
In unserer Plattform können Sie die Gültigkeitsdauer der Einwilligung einer Person festlegen. Nach Ablauf (und ohne Erneuerung) kann das Talentprofil automatisch aus dem System gelöscht werden.
4 - Aktivieren Sie die automatische Löschung, wenn die Zustimmung nicht vorliegt.
Wenn ein Talent zum ersten Mal in Ihr System gelangt und Sie eine Einwilligungsanfrage senden, kann einige Zeit vergehen, bis die Talente antworten.
Diese Talente dürfen nur für eine begrenzte Zeit in Ihrem System verbleiben, um auf eine Antwort zu warten. Nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Talente zu löschen.
Um sicherzustellen, dass Sie immer auf der sicheren Seite sind, können Sie eine Frist festlegen, innerhalb derer die Talente ihre Zustimmung geben können, und Sie können die automatische Löschung für diejenigen Talente aktivieren, die die Frist verpassen, ohne ihre Zustimmung zu geben.
5 - Aktivieren Sie die automatische Erneuerungsanfrage.
Sie können sicherstellen, dass Talente ihre Zustimmung regelmäßig erneuern, indem Sie die automatische Erneuerungsanfrage aktivieren. Auf der Grundlage des Ablaufdatums der Zustimmung können Sie angeben, wie lange vor der geplanten Erneuerung der Zustimmung die Talente automatisch aufgefordert werden sollen, diese zu erneuern.
- Sie müssen einen Zeitpunkt festlegen (Beispiel: Anfrage 30 Tage vor Ablauf der Zustimmung senden)
- Sie müssen den Text der E-Mail festlegen, die an die Talente gesendet wird, die ihre Zustimmung erneuern müssen.
6 - Aktivieren Sie die letzte Warn-E-Mail vor der automatischen Löschung
Es kann vorkommen, dass die Verlängerungsanfrage (4) von einigen Talenten unbemerkt bleibt. Sie können eine automatische Warn-E-Mail einrichten, um die Talente darüber zu informieren, dass sie bald gelöscht werden, weil ihre Zustimmung bald abläuft und sie sie noch nicht erneuert haben.
- Sie müssen einen Zeitpunkt festlegen (Beispiel: Senden einer Warn-E-Mail 7 Tage vor der Löschung des Talents)
- Sie müssen den Text der E-Mail mit der Löschungswarnung einrichten
7 — Aktiviere die Automatische Löschung von Talent-Profilen ,wenn die Einwilligung abläuft, abgelehnt oder zurückgezogen wird
Talente können automatisch gelöscht werden, wenn ihre Zustimmung abläuft. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie immer DSGVO-konform sind und keine weiteren Probleme auftreten.
8 – Ermöglichen Sie die Speicherung von Talenten/Bewerbern ohne deren Zustimmung, die jedoch eine aktive Bewerbung haben
Manche Talente möchten möglicherweise nicht für andere offene Stellen kontaktiert werden, haben aber eine aktive Bewerbung. Wenn Sie diese Regel aktivieren, bleiben die Daten in Ihrem System, bis die Bewerbung bearbeitet wurde. Nach der Einstellung oder Ablehnung des Talents wird das Profil gelöscht.
